PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

§ 1.
Cel 
1.	Celem niniejszej Procedury jest w szczególności określenie: 
1)	naruszeń prawa podlegających zgłoszeniu w oparciu o przepisy Procedury; 
2)	osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia wewnętrznego; 
3)	zasad przyjmowania i procedowania dokonanych zgłoszeń wewnętrznych, w tym działań następczych; 
4)	roli, zakresu zadań i obowiązków uczestników; 
5)	zasad zachowania poufności tożsamości osób do tego uprawnionych; 
6)	ochrony uprawnionych osób przed działaniami odwetowymi. 
2.	Zasady zawarte w niniejszej Procedurze nie naruszają ani nie ograniczają obowiązku dokonania zawiadomienia właściwym organom państwowym zgodnie z ich kompetencjami, zwłaszcza w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa.

§  2. 
Definicje
Ilekroć w Procedurze jest mowa o: 
1)	dobrej wierze – należy przez to rozumieć uzasadnione okolicznościami danego przypadku przekonanie o prawdziwości przekazywanych informacji;
2)	informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Straży Miejskiej w ………….., w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
3)	osobie wysłuchiwanej – należy przez to rozumieć osobę, z którą przeprowadza się rozmowę wyjaśniającą;
4)	osobach trzecich – należy przez to rozumieć osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia i osobę powiązaną z sygnalistą;
5)	osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona, w tym osoba rozpatrująca zgłoszenie;
6)	osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny;
7)	RODO - należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U L 119 z 4 maja 2016 roku, s. 1);
8)	ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
9)	uzasadnionym przekonaniu - należy przez to rozumieć przekonanie osoby oparte na obserwacji, doświadczeniu lub informacjach znanych tej osobie, które byłyby również posiadane przez każdą osobę w tych samych okolicznościach;
10)	wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym - należy przez to rozumieć systematyczny, niezależny i udokumentowany proces ustalania faktów i ich obiektywnej oceny w celu określenia, czy doszło do popełnienia czynu zabronionego, czy ma on miejsce lub prawdopodobnie wystąpi, oraz jego zakresu;
11)	zgłoszeniu anonimowym - należy przez to rozumieć zgłoszenie, na podstawie którego nie można zidentyfikować osoby, która je wniosła;
12)	zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;
13)	zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;
14)	pracodawcy – należy przez to rozumieć Straż Miejską w …………;
15)	pracowniku – należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w Straży Miejskiej w ………… na podstawie umowy o pracę, pracownika tymczasowego oraz osobę fizyczną wykonującą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;

§ 3.
Zbieg trybów
1.	Postanowienia Procedury nie ograniczają prawa do składania skarg, wniosków, petycji, zawiadomień i występowania z innymi interwencjami.
2.	W przypadku gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia wewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w Dziele VIII Kodeksu postępowania administracyjnego, lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia wewnętrznego, stosuje się niniejszą procedurę.
3.	Wdrożenie w Straży Miejskiej w ………….. procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenie przez wewnętrznych postępowań wyjaśniających nie odbiera prawa do ujawnienia na zewnątrz informacji o naruszeniach, w szczególności każdy pracownik może:
1)	zawiadomić Policję lub Prokuraturę o popełnieniu przestępstwa ściganego z oskarżenia publicznego;
2)	złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy.
4.	W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy wypadku przy pracy lub wypadku w drodze do lub w drodze z pracy procedury nie stosuje się, a Pełnomocnik sygnalistów, odmawiając wszczęcia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego kieruje sprawę do rozpoznania zespołowi powypadkowemu zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 1 lipca 2009 roku w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.
5.	W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy mobbingu, molestowania, w tym molestowania seksualnego, nierównego traktowania, dyskryminacji, procedury nie stosuje się, a Pełnomocnik sygnalistów, odmawiając wszczęcia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego kieruje sprawę do rozpoznania komisji antymobbingowej.
6.	W przypadku zgłoszeń dotyczących praw indywidualnych sygnalisty procedury nie stosuje się, a Pełnomocnik sygnalistów, odmawiając wszczęcia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, kieruje sprawę do rozpoznania we właściwym trybie.
7.	W przypadkach, o których mowa w art. 4-6 Pełnomocnik sygnalistów w informacji zwrotnej przekazywanej sygnaliście zawiadamia o skierowaniu zgłoszenia do rozpoznania w innym trybie. 

§ 4.
Zgłaszanie informacji o naruszeniach
1.	Pracownicy są obowiązani dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie i przestrzegać zasad współżycia społecznego, w tym reagować na dostrzeżone naruszenia i zgłaszać wszelkie informacje, które mogą przyczynić się do ujawnienia działań szkodzących Pracodawcy.
2.	Zgłoszenie naruszenia, o którym mowa w ust. 1 uznaje się za spełniony, jeśli pracownik dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego. 
3.	Pracownik nie jest zwolniony z obowiązku zgłoszenia informacji o naruszeniu, jeśli informacja o naruszeniu została już zgłoszona przez inną osobę.
4.	Ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych jest:
1)	niezgłoszenie przez pracownika informacji o naruszeniu stanowiącym działanie na szkodę pracodawcy;
2)	niewykonanie przez pracownika, zgodnego z umową o pracę i powszechnie obowiązującym prawem, polecenia zobowiązującego do ujawnienia informacji dotyczących majątkowej lub niemajątkowej szkody Pracodawcy;
3)	odmowa udziału w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym.

§ 5. 
Informacje o naruszeniach podlegające zgłoszeniom wewnętrznym
1.	Informacją o naruszeniu prawa podlegającym zgłoszeniu wewnętrznemu w trybie przewidzianym tą procedurą jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące: 
1)	korupcji; 
2)	zamówień publicznych, w tym zamówień publicznych nieobjętych stosowaniem ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych oraz zamówień wyłączonych na podstawie tej ustawy; 
3)	usług, produktów i rynków finansowych; 
4)	przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 
5)	bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 
6)	bezpieczeństwa transportu; 
7)	ochrony środowiska; 
8)	zdrowia publicznego; 
9)	ochrony konsumentów; 
10)	ochrony prywatności i danych osobowych; 
11)	bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 
12)	interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 
13)	rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych. 
14)	konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–13.
2.	Naruszeniem, o którym mowa w ust. 1 jest również działanie lub zaniechanie niezgodne z:
1)	Regulaminem Pracy;
2)	Kodeksem Etyki.
3.	Naruszeniem są też działania lub zaniechania sprzeczne z przedmiotem lub celem przepisów, o których mowa w ust. 1.
4.	Zgłoszeniu wewnętrznemu podlegają:
1)	informacje o naruszeniach, które miały już miejsce;
2)	informacje o naruszeniach, których jeszcze nie popełniono, co do których istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo ich wystąpienia; 
3)	informacje o działaniach lub zaniechaniach, co do których sygnalista ma uzasadnione podstawy, żeby sądzić, że stanowią one naruszenia prawa;
4)	informacje o próbach ukrycia naruszeń.
5.	Karta zgłoszenia wewnętrznego stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
6.	Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego nie mogą być plotki i pogłoski.

§ 6. 
Sygnalista
1.	Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie w dobrej wierze informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą, w tym: 
1)	pracownik; 
2)	osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie 
umowy cywilnoprawnej; 
3)	stażysta; 
4)	wolontariusz;
5)	praktykant;
6)	osoby, z którymi stosunek pracy został rozwiązany; 
7)	kandydaci do pracy, biorący udział w procesie rekrutacji przed zawarciem umowy;
8)	osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.
2.	W przypadku ustalenia w wyniku postępowania sprawdzającego albo w toku postępowania wyjaśniającego, że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
3.	W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz Pracodawcy usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia może skutkować odpowiedzialnością z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, wypowiedzeniem umowy lub odstąpieniem od umowy.
4.	Niezależnie od skutków wskazanych w ust. 2 i 3, zgłaszający dokonujący fałszywego zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej, w tym odszkodowawczej obejmującej odszkodowanie i zadośćuczynienie, deliktowej, z tytułu naruszenia dóbr osobistych, z tytułu naruszenia autorskich praw osobistych, za bezprawne rozpowszechnienie wizerunku, korespondencji i naruszenie tajemnicy, administracyjnej, w tym z tytułu naruszenia ochrony danych osobowych i karnej, w tym za zniesławienie, fałszywe oskarżenie, nielegalne uzyskanie informacji lub bezprawne przetwarzanie danych osobowych.

§ 7. 
Pełnomocnik sygnalistów
1.	Nadzór nad zgłaszaniem informacji o naruszeniach i prowadzeniem wewnętrznych postępowań wyjaśniających sprawuje Komendant Straży Miejskiej w ……………. 
2.	Za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych i podejmowanie działań następczych odpowiada wyznaczony przez Komendanta Straży Miejskiej w ………….. pracownik, zwany dalej „Pełnomocnikiem sygnalistów”. Komendant Straży Miejskiej w ………….. w taki sam sposób wyznacza Zastępcę Pełnomocnika sygnalistów, który wykonuje czynności za Pełnomocnika podczas jego nieobecności lub w przypadkach, o których mowa w ust. 6. Postanowienia tej procedury dotyczące Pełnomocnika sygnalistów stosuje się odpowiednio do Zastępcy Pełnomocnika sygnalistów.
3.	Pełnomocnik sygnalistów, wykonując powierzone zadania, podlega bezpośrednio Komendantowi Straży Miejskiej w …………...
4.	Do zadań Pełnomocnika sygnalistów należy w szczególności: 
1)	przyjmowanie zgłoszeń; 
2)	zapewnienie bezstronnego rozpatrzenia każdego zgłoszenia, w tym prowadzenie
niezbędnej korespondencji; 
3)	podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych;
4)	prowadzenie rejestru zgłoszeń; 
5)	monitorowanie skuteczności procedury zgłoszeń wewnętrznych;
6)	przedstawienia regularnych sprawozdań ze swojej działalności, nie rzadziej niż co 2 lata.
5.	Pełnomocnik sygnalistów ma obowiązek:
1)	stałego podnoszenia kwalifikacji;
2)	edukowanie pracowników w celu zwiększania świadomość prawnej;
3)	współpracy z kierownikami działów lub pracownikami na samodzielnych stanowiskach pracy oraz pozostałymi pracownikami, w szczególności w odniesieniu do podejmowanych działań naprawczych objętych zaleceniami długoterminowymi.
6.	Pełnomocnik sygnalistów nie może podejmować czynności w wewnętrznym postepowaniu wyjaśniającym, w tym działań następczych, jeśli:
1)	został wskazany w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa;
2)	jest osobą powiązaną z osobą, która dopuściła się naruszenia prawa.
7.	W przypadku, o którym mowa w ust. 6 wewnętrzne postępowanie wyjaśniające prowadzi Zastępca Pełnomocnika sygnalistów lub inny pracownik wyznaczony przez Komendanta Straży Miejskiej w ………...
8.	Pełnomocnik sygnalistów, wskazany jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest wyłączony od jakichkolwiek czynności podejmowanych w toku działań następczych.
9.	Pełnomocnik sygnalistów rozpoznaje zgłoszenie z należytą starannością, bezstronnie i obiektywnie z poszanowaniem godności i dobrego imienia osób, których zgłoszenie dotyczy i innych osób.
10.	Pełnomocnik sygnalistów jest uprawniony do wydawania pracownikom poleceń związanych z prowadzanymi wewnętrznymi postępowaniami wyjaśniającymi, w szczególności dotyczących udziału w rozmowie wyjaśniającej i składania zeznań. W ramach tego obowiązku pracownik jest obowiązany udzielać prawdziwych informacji o zdarzeniach, które wpływają na funkcjonowanie Straży Miejskiej w ………….. i dotyczą stosunku pracy. Niezastosowanie się do takiego polecenia może być uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków i stanowić przyczynę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.
11.	Uczestnictwo i współdziałanie w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających jest obowiązkiem pracowników i wszystkich osób, które zobowiązały się wobec Straży Miejskiej w ……….. do przestrzegania wdrożonych regulacji wewnętrznych, w tym przepisów procedury zgłoszeń wewnętrznych. 
12.	Pełnomocnik sygnalistów nie może wymagać od nikogo spoza Straży Miejskiej w …………, żeby uczestniczył w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym, chyba że w obowiązujących umowach osoby spoza Straży Miejskiej w ………….., w szczególności wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, zobowiązali się do współdziałania w prowadzonych przez Straż Miejską w ………….. wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających.

Wewnętrzne kanały zgłoszeń
§ 8.
Sposoby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę

1.	Zgłoszeń wewnętrznych można dokonywać:
1)	ustnie, podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego na wniosek sygnalisty z Pełnomocnikiem sygnalistów w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku w miejscu zapewniającym poufność, przy czym termin spotkania jest ustalany telefonicznie, e-mailowo lub osobiście;
2)	elektronicznie na adres e- mail: ……………………;
3)	pisemnie - pocztą wewnętrzną lub zewnętrzną, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Poufne - nie otwierać. Zgłoszenie wewnętrzne.”
2.	Zgłoszenie wewnętrzne, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 jest dokumentowane:
1)	za zgodą sygnalisty w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
2)	protokołu spotkania w formie karty zgłoszenia wewnętrznego, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Pełnomocnika sygnalistów, przy czym sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
3.	Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności: 
1)	dane identyfikacyjne sygnalisty, w szczególności imię i nazwisko lub stanowisko, miejsce pracy, funkcja;
2)	adres do kontaktu – adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, zapewniający zachowanie poufności;
3)	datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia;
4)	opis naruszenia;
5)	dane osoby, której dotyczy zgłoszenie, o ile to możliwe; 
6)	wskazanie osób mogących pomóc w wyjaśnieniu sprawy;
7)	dowody potwierdzające opisany stan faktyczny oraz wszelkie inne informacje mające związek ze zgłoszeniem, o ile to możliwe.
4.	Sygnalista nie musi udowodnić lub przekazać wyczerpujących informacji potwierdzających, że do naruszenia rzeczywiście doszło, w szczególności nie jest obowiązany weryfikować czy określone zdarzenie stanowi przestępstwo lub inne naruszenie prawa. 
5.	Sygnalista jest uprawniony do monitorowania toku wewnętrznego postepowania wyjaśniającego przez pozyskiwanie informacji zwrotnych dotyczących działań następczych.
6.	Pełnomocnik sygnalistów może przetwarzać wszystkie dane osobowe przekazane w zgłoszeniu przez sygnalistę. Po otrzymaniu zgłoszenia w ramach oceny wstępnej Pełnomocnik sygnalistów weryfikuje niezbędność przekazanych danych. Jeśli zgłoszenie wymaga uzupełnienia Pełnomocnik sygnalistów w informacji zwrotnej potwierdzającej przyjęcie zgłoszenia lub w kolejnym piśmie skierowanym do sygnalisty informuje, że przekazywane dane osobowe muszą opierać się na faktach i bezpośrednio wiązać się z przedmiotem zgłoszenia.
7.	Po otrzymaniu zgłoszenia dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. 

Środki ochrony sygnalistów
§ 9.
Ochrona sygnalisty, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia i osób powiązanych z sygnalistą oraz odpowiedzialność sygnalisty

1.	Sygnalista podlega ochronie od momentu dokonania zgłoszenia, niezależnie od tego czy w następstwie zgłoszenia doszło do potwierdzenia prawdziwości zawartych w nim informacji, chyba że nie działał w dobrej wierze. Pełnomocnik sygnalistów nie wydaje decyzji o uznaniu danej osoby za sygnalistę. Sygnaliści, osoby pomagające, osoby powiązane z sygnalistą w zgłoszeniu kwalifikują się do objęcia ochroną pod warunkiem, że miały uzasadnione podstawy, żeby sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i stanowią informację o naruszeniu prawa.
2.	Domniemywa się, że sygnalista działał w dobrej wierze, chyba że:
1)	okoliczności danego przypadku w sposób oczywisty nie uzasadniają przekonania o prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, lub
2)	zgłoszenie informacji o naruszeniu zostało dokonane w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego, lub
3)	zataił w zgłoszeniu fakt swojego przyczynienia się do powstania naruszenia, którego dotyczy zgłoszenie.
3.	Nie stanowi dowodu na złą wiarę sygnalisty fakt, że:
1)	w wyniku przeprowadzonego wewnętrznego postępowania wyjaśniającego okaże się, że informacje przez niego podane nie potwierdziły się, a do naruszenia w rzeczywistości nie doszło;
2)	sygnalista dokonał innej niż Pełnomocnik sygnalistów oceny określonego zdarzenia. 
4.	Pełnomocnik sygnalistów ocenia czy zgłoszenie wniesiono w dobrej wierze, uwzględniając w szczególności:
1)	czy przekazywane informacje były już uprzednio podstawą prowadzonego wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, które nie wykazało naruszenia; 
2)	konflikt między sygnalistą a osobą, której zgłoszenie dotyczy.
5.	Dobrą wiarę sygnalisty ocenia się według stanu istniejącego w chwili dokonania zgłoszenia. Pełnomocnik sygnalistów przy ocenie dobrej wiary nie uwzględnia motywów osób dokonujących zgłoszenia, jakimi kierowały się dokonując zgłoszenia.
6.	Za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego uznaje się w szczególności zgłoszenie informacji o naruszeniu dokonane przez sygnalistę w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej.
7.	Ochroną przysługującą sygnaliście są objęte osoby, które pomagają mu w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązane z sygnalistą. Ochrona nie obejmuje działań lub zaniechań niezwiązanych ze zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym.
8.	W przypadku gdy zgłoszenia dokonuje osoba, która dowiedziała się o naruszeniu od innej osoby niedokonującej zgłoszenia obu osobom przysługuje ochrona należna sygnaliście. Ochrona przysługuje również osobom, które pomagają sygnaliście w zgłoszeniu informacji o naruszeniu, w szczególności przekazując w imieniu sygnalisty zgłoszenie lub pomagając w kontakcie z Pełnomocnikiem sygnalistów – w przypadku gdy osoba pomagająca nie jest pracownikiem Straży Miejskiej w …………… przysługuje jej ochrona przed działaniami odwetowymi o charakterze zewnętrznym oraz ochrona danych osobowych.  
9.	Pełnomocnik sygnalistów, przesyłając informację zwrotną o przyjęciu zgłoszenia, informuje sygnalistę, o objęciu go ochroną w związku z przyjęciem zgłoszenia i możliwości niezwłocznego powiadamiania o wszelkich działaniach odwetowych związanych z dokonaniem zgłoszenia. Pełnomocnik sygnalistów przy pierwszym kontakcie informuje osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia i osobę powiązaną z sygnalistą o objęciu ochroną i możliwości niezwłocznego powiadamiania o wszelkich działaniach odwetowych związanych z dokonaniem zgłoszenia.
10.	Sygnaliście nie przysługuje ochrona, jeśli:
1)	świadomie i celowo podał informacje, o których wiedział, że są nieprawdziwe;
2)	informacje o naruszeniu zostały przekazane wbrew przewidzianemu trybowi, w szczególności z pominięciem warunków dotyczących ujawnienia publicznego.
3)	przekazane informacje nie są niezbędne do ujawnienia naruszenia;
4)	przekazane informacje zostały pozyskane w następstwie popełnienia czynu zabronionego.

§ 10.
Obowiązek zapewnienia poufności tożsamości sygnalisty
1.	Straż Miejska w ………….. zapewnia, że dane osobowe sygnalisty i osoby, której dane dotyczą są znane wyłącznie osobom, które zostały upoważnione do przetwarzania danych osobowych w celu prowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, chyba że sygnalista udzielił wyraźnej zgody na ujawnienie jego tożsamości. 
2.	Pełnomocnik sygnalistów, pracownicy wyznaczeni do wykonywania czynności wewnętrznego postępowania wyjaśniającego oraz osoby spoza Straży Miejskiej w …………….. wykonujące czynności w ramach wewnętrznego postępowania wyjaśniającego są pisemnie upoważniane do przetwarzania danych osobowych i składają oświadczenie o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji, w tym danych osobowych pozyskiwanych i dalej przetwarzanych w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa także po zakończeniu wewnętrznego postępowania wyjaśniającego (załącznik nr 2).
3.	Obowiązek zachowania w poufności tożsamości sygnalisty i osoby, której dane dotyczą obejmuje wszelkie dane osobowe i informacje, które mogłyby prowadzić do ujawnienia jego tożsamości w tym imię i nazwisko, stanowisko, staż pracy, stan majątkowy.
4.	Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby wykonujące czynności w konkretnym wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym.
5.	Jeśli tożsamość sygnalisty została ujawniona osobom innym niż upoważnione do podejmowania czynności wewnętrznego postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik sygnalisty podejmuje niezbędne czynności w celu ochrony tożsamości sygnalisty uniemożliwiające dalsze ujawnienie tożsamości sygnalisty, w szczególności zobowiązując osoby, którym tożsamość sygnalisty została ujawniona do zachowania tej informacji w poufności, z zastrzeżeniem, że za nieprzestrzeganie takiego zobowiązania osoby te mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności porządkowej.
6.	Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, poza przypadkiem określonym w ust. 1 mogą być ujawnione wyłącznie, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
7.	Straż Miejska w …………….. w zawiadomieniu o popełnieniu przestępstwa może ujawnić organom ściągania tożsamość sygnalisty.
8.	Przed ujawnieniem danych osobowych sygnalisty Pełnomocnik sygnalistów informuje go o planowanym ujawnieniu, chyba że w konkretnej sytuacji wykonanie obowiązku informacyjnego mogłoby zagrozić powiązanemu postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu sądowemu. 
9.	Dane osobowe sygnalisty nie podlegają ujawnieniu w trybie ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, także wtedy gdy zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa dokonała osoba pełniąca funkcje publiczną w rozumieniu art. 5 ust. 2 tej ustawy.

§ 11.
Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w wewnętrznym postepowaniu wyjaśniającym

1.	Pełnomocnik sygnalistów oraz Zastępca Pełnomocnika sygnalistów są upoważnieni do przetwarzania danych osobowych w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających przetwarzanych w postaci papierowej i elektronicznej i mogą wykonywać czynności na danych osobowych obejmujące:
1)	zbieranie polegające na pozyskiwana danych osobowych od sygnalistów lub osób trzecich na dostarczonym przez nie nośniku, lub wprowadzenie danych osobowych przez te osoby na nośnik udostępniony przez Pełnomocnika sygnalistów, w tym pozyskiwanie wypełnionych kart zgłoszeń wewnętrznych;
2)	utrwalanie polegające na zarejestrowaniu lub zapisaniu danych osobowych na dowolnym nośniku danych, w tym papier, pamięć serwera, płyta CD, karta pamięci lub pamięć USB;
3)	organizowanie polegające na usprawnieniu przetwarzania, w szczególności przez ulepszenie mechanizmu wyszukiwania danych osobowych;
4)	porządkowanie polegające na nadawaniu posiadanym danym osobowym struktury w oparciu o określone kryteria, w tym w oparciu o datę wpływu zgłoszenia lub rodzaj naruszenia;
5)	przechowywanie polegające na przetrzymywaniu danych osobowych na nośniku danych w celu ich późniejszego odczytu;
6)	adaptowanie polegające na zmianie treści danych osobowych zmierzające do dopasowania danych osobowych do zmieniających się okoliczności, w tym uaktualnienie;
7)	modyfikowanie polegające na każdej zmianie treści danych osobowych, w tym poprawienie danych osobowych przez zastąpienie błędnych danych osobowych prawidłowymi;
8)	pobieranie polegające na wykonaniu kopii danych osobowych na nośniku poprzez ich transmisję z wykorzystaniem sieci telekomunikacyjnej z innego nośnika;
9)	przeglądanie polegające na zapoznawaniu się z treścią danych osobowych jedna po drugiej;
10)	wykorzystywanie polegające na użyciu danych osobowych w określonym celu, w tym ustalania okoliczności naruszenia;
11)	ujawnianie przez przesyłanie polegające na wysłaniu danych osobowych pocztą, kurierem lub na ich transmisji przez sieć telekomunikacyjną, w tym ujawnianie na żądanie właściwych organów;
12)	ujawnianie przez rozpowszechnianie polegające na publicznym udostępnieniem niegraniczonemu kręgowi osób danych osobowych, w tym ujawnianie na żądanie sygnalisty lub za zgodą sygnalisty jego tożsamości;
13)	ujawnienie przez udostępnienie polegające na ujawnieniu danych osobowych w sposób inny niż wskazany w pkt 11 i 12;
14)	dopasowywanie polegające na weryfikacji, czy w różnych zbiorach danych występują te same dane lub czy są one ze sobą spójne;
15)	łączenie polegające na scaleniu ze sobą danych osobowych dotyczących jednej osoby, których dane dotyczą pochodzących z rożnych źródeł lub zestawieniu ze sobą informacji o większej liczbie osób, których dane dotyczą w oparciu o określoną cechę, w tym scalania danych ze źródeł internetowych;
16)	ograniczanie polegające na oznaczeniu przechowywanych danych osobowych w celu ograniczenia ich przyszłego przetwarzania, w tym na żądanie sygnalisty, osoby, której zgłoszenie dotyczą lub osób trzecich;
17)	usuwanie polegające na kasowaniu danych osobowych z nośnika, w tym z poczty elektronicznej;
18)	niszczenie polegające na fizycznej destrukcji nośnika danych, na którym znajdują się dane osobowe, w tym zamazanie danych osobowych znajdujących się na części dokumentu w sposób uniemożliwiający ich dalsze przetwarzanie;
19)	anonimizowanie polegające na nieodwracalnym pozbawieniu danych osobowych cech umożliwiających na ich podstawie identyfikację osoby fizycznej; 
20)	pseudonimizowanie polegające na przetworzeniu danych osobowych w sposób uniemożliwiający ich przypisanie konkretnym osobom, bez użycia dodatkowych informacji w celu zabezpieczenia danych i poufności sygnalisty, osoby, której zgłoszenie dotyczy i osób trzecich.
2.	Pełnomocnik sygnalistów i jego Zastępca są upoważnieni do przetwarzania danych osobowych przez czas pełnienia tych funkcji lub do odwołania upoważnienia. Zakres nadanego im upoważnienia może zostać rozszerzony lub ograniczony – w takim przypadku Komendant Straży Miejskiej w …………… nadaje upoważnienie zmieniające.
3.	Inne osoby wyznaczone do podejmowania czynności w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym są upoważniane do przetwarzania danych osobowych przez Komendanta w imieniu Straży Miejskiej w ……….. jako administratora na wniosek Pełnomocnika sygnalistów lub jego Zastępcy. Zakres upoważnienia nadawanego wynika z roli konkretnej osoby w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym.
4.	Komendant odwołuje nadane upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na wniosek Pełnomocnika sygnalistów lub jego Zastępcy albo z własnej inicjatywy, przy czym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych nadane innym osobom wyznaczonym do podejmowania czynności w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym wygasa najpóźniej z chwilą zakończenia postępowania wyjaśniającego. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych może ograniczać się do zezwolenia na przetwarzanie danych osobowych związanego z jedną, konkretną czynnością wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, w szczególności jedną czynnością dowodową.
5.	Dostęp do danych osobowych przetwarzanych w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających ma radca prawny odpowiedzialny za udzielenie pomocy prawnej w związku ze zgłoszeniem oraz inspektor ochrony danych.
6.	Każda osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających jest obowiązana do:
1)	zachowania w tajemnicy wszystkich danych osobowych lub dokumentów uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych, a także zachowania w tajemnicy informacji o stosowanych sposobach zabezpieczenia danych osobowych, również po wygaśnięciu upoważnienia;
2)	zabezpieczenia korespondencji i wszelkich dokumentów przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem. lub dostępem do danych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych;
3)	niewykorzystywania zebranych danych osobowych dla celów innych niż określone w tej procedurze;
4)	usunięcia z elektronicznych nośników informacji wielokrotnego zapisu w sposób trwały i nieodwracalny oraz zniszczenia nośników papierowych i elektronicznych nośników informacji jednokrotnego zapisu, na których utrwalone zostały dane osobowe, jeśli dokumenty zwierające nośniki i dokumenty zawierające te dane nie stanowią dokumentacji wewnętrznych postępowań wyjaśniających
7.	Każda osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających jest obowiązana do przestrzegania zasad postępowania z dokumentami, o ile w ramach wykonania czynności wewnętrznego postępowania wyjaśniającego ma dostęp do dokumentów, w szczególności musi:
1)	pracować jedynie z dokumentami niezbędnymi do wykonania obowiązków;
2)	przechowywać dokumenty w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do zrealizowania zadań, do których wykonania dokumenty są przeznaczone;
3)	przestrzegać zakazu nietworzenia kopii dokumentów;
4)	zabezpieczać dokumenty przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy, RODO, nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
5)	przestrzegać zakazu nieprzenoszenia dokumentów lub ich kopii poza miejsce przetwarzania, w szczególności bez uprzedniej zgody Pełnomocnika sygnalistów wyrażonej w formie dokumentowej.

§ 12.
Zakaz działań odwetowych
1.	Sygnaliście przysługuje ochrona obejmująca zakaz stosowania jakichkolwiek działań odwetowych, gróźb lub prób zastosowania takich działań w związku ze zgłoszeniem, polegających w szczególności na:
1)	działaniach zakazanych związanych bezpośrednio ze stosunkiem zatrudnienia:
a)	dotyczących trwałości stosunku pracy, w tym:
•	odmowie nawiązania stosunku pracy,
•	rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia, 
•	nieprzedłużenie stosunku pracy obejmujące niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
•	zmiana warunków pracy lub płacy obejmująca przeniesienie na niższe stanowisko pracy, przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty, niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy lub obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę,
b)	dotyczących statusu pracowniczego, w tym: 
•	zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych,
•	wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,
•	pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,
•	wstrzymanie udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
•	negatywnej oceny wyników lub negatywnej opinii o pracy, 
•	nałożenia lub zastosowania jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary, w tym finansowej,
c)	skierowanych przeciwko pracownikowi: w tym
•	dyskryminacja, 
•	mobbing,
•	wykluczenie, 
•	przymus,
•	zastraszenia oraz różnych form niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania,
d)	zmierzających do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, 
2)	działania zakazane związane z naruszeniem dóbr osobistych sygnalisty:
a)	nadszarpnięcie reputacji (w tym także za pośrednictwem mediów społecznościowych),
b)	nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne;
3)	działania zakazane związane z uszczerbkiem o charakterze finansowym lub wpływające na sytuację zarobkową sygnalisty:
a)	szkoda w wymiarze materialnym, obejmująca stratę finansową, a także utratę dochodu oraz inne straty o charakterze gospodarczym,
b)	wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia, 
c)	nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
2.	Niezależnie od sankcji przewidzianej za podjęcie działań odwetowych osoba naruszająca działaniami odwetowymi przepisy prawa pracy lub przepisy prawa cywilnego, w szczególności gdy podejmuje działania mobbingowe, dyskryminacyjne, bezprawnie rozwiązuje stosunek pracy lub narusza dobra osobiste, ponosi odpowiedzialność także z tytułu tych naruszeń.
3.	Pełnomocnik sygnalistów informuje o wszelkich przypadkach stosowania działań odwetowych wobec sygnalisty w związku z dokonaniem przez niego zgłoszenia, osób pomagających w zgłoszeniu lub osób związanych z sygnalistą Komendanta Straży Miejskiej w ………….., który niezwłoczne podejmuje czynności w celu powstrzymania osoby stosującej działania odwetowe, w tym stosuje kary porządkowe, a w przypadku szczególnie rażących działań odwetowych może rozwiązać umowę o pracę lub inna umowę. Wobec osoby stosującej działania odwetowe nie stosuje się ograniczeń związanych z ujawnieniem tożsamości sygnalisty.

§ 13.
Środki ochrony
1.	Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia.
2.	Sygnalista nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeśli w wyniku przeprowadzonego wewnętrznego postępowania wyjaśniającego zgłaszane naruszenie nie zostanie potwierdzone.
3.	Sygnalista nie może zostać również pociągnięty do odpowiedzialności, w tym dyscyplinarnej za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, jeśli:
1)	miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz
2)	uzyskanie informacji lub dostęp do informacji będących przedmiotem zgłoszenia nie stanowią czynu zabronionego.
4.	Sygnalista nie popełnia przestępstwa, jeśli jest w błędnym przekonaniu, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Jeżeli błąd sygnalisty jest nieusprawiedliwiony sąd w postepowaniu karnym może zastosować nadzwyczajne złagodzenie kary.
5.	W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 3, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
6.	Pracownikowi będącemu sygnalistą przysługuje:
1)	ochrona na podstawie przepisów zakazujących dyskryminacji, nierównego traktowania lub nakazujących przeciwdziałanie mobbingowi, w tym odwołanie do sądu pracy;
2)	uprawnienie do zgłoszenia anonimowej skargi do organów Państwowej Inspekcji Pracy lub społecznej inspekcji pracy;
3)	odwołanie do sądu pracy w związku z rozwiązaniem stosunku pracy bez wypowiedzenia lub pozorną likwidacją stanowiska prac;
4)	ochrona dóbr osobistych naruszonych przez pracodawcę
7.	Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
§ 14.
Środki wsparcia
Niezależnie od zakazu stosowania wobec sygnalistów działań odwetowych Komendant Straży Miejskiej w ………………. w określonych przypadkach zapewnia sygnalistom szczególne środki wsparcia obejmujące:
1)	dostęp do bezpłatnej pomocy prawnej w celu uzyskania informacji o procedurach i środkach ochrony prawnej przed działaniami odwetowymi, zapewnić sygnaliście obiektywną poradę prawnika o możliwości wszczęcia postępowania cywilnego czy karnego w przypadku naruszenia jego praw;
2)	pomoc w kontakcie z organami zewnętrznymi, w tym organami ścigania, które mają chronić sygnalistę przed działaniami odwetowymi.

§ 15.
Tajemnica wewnętrznego postępowania wyjaśniającego i zakres tajemnicy zawodowej adwokata lub radcy prawnego
1.	Przebieg i ustalenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego są objęte tajemnicą pracodawcy, o której mowa w art. 100 § 2 ust. 4 Kodeksu Pracy. Organy władzy publicznej, w szczególności organy administracyjne, organy ścigania i sądy są uprawnione do pozyskiwania dokumentów gromadzonych w trakcie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, w tym dokumentów i korespondencji z zatrudnionym przez Straż Miejską w …………….. na podstawie umowy o pracę radcą prawnym, oraz raportu końcowego, z zastrzeżeniem ust. 3-6.
2.	Ochrona z tytułu tajemnicy zawodowej radcy prawnego nie przysługuje, jeśli radca prawny jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę.
3.	Jeśli Straży Miejska w ………………. powierzy prowadzenie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego zewnętrznemu adwokatowi lub radcy prawnemu, ochrona z tytułu tajemnicy zawodowej adwokata lub radcy prawnego obejmuje wszystko, o czym adwokat lub radca prawny dowiedział się w trakcie udzielania Straży Miejskiej w ………….. jako klientowi pomocy prawnej. Tajemnica obejmuje również dokumenty, notatki i wiadomości uzyskane w związku z prowadzeniem wewnętrznego postępowania lub wytworzone z udziałem adwokata lub radcy prawnego. Dokumenty, na których znajdują się notatki adwokata lub radcy prawnego lub wytworzone z jego udziałem, w tym protokoły czynności dowodowych, w których adwokat lub radca prawny uczestniczył, pozostają objęte tajemnicą niezależnie od tego, gdzie się znajdują. 
4.	W postępowaniu cywilnym, administracyjnym i podatkowym:
1)	adwokat lub radca prawny, którzy mieliby zostać przesłuchani na okoliczności objęte tajemnicą zawodową, są zobowiązani powołać się na tę tajemnicę oraz mają oni obowiązek odmówić odpowiedzi na pytania, które dotyczą informacji lub wiadomości objętych tajemnicą zawodową;
2)	dokumenty objęte tajemnicą zawodową nie mogą stanowić dowodu, przeprowadzenie dowodu z takich dokumentów jest niezgodne z prawem i niedopuszczalne, a adwokat lub radca prawny mogą odmówić wydania dokumentów.
5.	W postępowaniu karnym adwokat lub radca prawny mogą być przesłuchiwani co do faktów objętych tą tajemnicą tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla dobra wymiaru sprawiedliwości, a okoliczność nie może być ustalona na podstawie innego dowodu. 
6.	Obowiązkiem adwokata lub radcy prawnego jest uczestnictwo w postępowaniu w przedmiocie zwolnienia z tajemnicy zawodowej i obrona tajemnicy zawodowej, w tym w odniesieniu do wykorzystania w postępowaniu karnym dokumentów objętych tajemnicą zawodową.
7.	Tajemnica zawodowa jest ustawowym obowiązkiem adwokata, radcy prawnego, którzy nie mogą występować w charakterze sygnalistów.  

§ 16.
Radca prawny w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających
1.	Radcy prawnemu przysługuje ochrona przewidziana dla sygnalistów, jeśli zgłosił informację o naruszeniu, o którym dowiedział się ubiegając się o zatrudnienie. Informacje uzyskane podczas ubiegania się o zatrudnienie nie są objęte tajemnicą zawodową radcy prawnego.
2.	Radca prawny, który w trakcie zatrudnienia i świadczenia pomocy prawnej powziął uzasadnione podejrzenie o potencjalnym bądź faktycznym naruszeniu prawa zgłasza taką informację Komendantowi Straży Miejskiej w …………… i doradza jakie działania podjąć. 
3.	Radca prawny nie może świadczyć usług prawnych na rzecz sygnalistów będących pracownikami Straży Miejskiej w …………….., jeśli świadczy stałą pomoc prawną na rzecz Straży Miejskiej w ……………….
4.	Radca prawny świadczący pomoc prawną na rzecz Straży Miejskiej w …………. może wykonywać doradztwo prawne w odniesieniu do podejmowanych przez Straży Miejską w ………….. działań następczych w związku ze zgłoszeniem informacji o naruszeniu, chyba że radca prawny jest osobą, której zgłoszenie dotyczy.
5.	Radca prawny może zostać objęty ochroną jako: 
1)	osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia informacji, w tym ułatwiająca zgłoszenie przez poinformowanie sygnalisty o formach i trybie dokonywania zgłoszeń lub pomagająca przy sporządzaniu zgłoszenia.
2)	jako osoba powiązana z sygnalistą.

Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające
§ 17.
Etapy wewnętrznego postępowania wyjaśniającego
Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające obejmuje:
1)	przyjęcie i kwalifikację zgłoszenia wewnętrznego oraz przesłanie informacji zwrotnej sygnaliście;
2)	postępowanie sprawdzające w celu ustalenia, czy okoliczności opisane w zgłoszeniu i ewentualnie uzupełnione przez sygnalistę po przesłaniu mu informacji zwrotnej uzasadniają i umożliwiają wszczęcie postępowania wyjaśniającego;
3)	postępowanie wyjaśniające obejmujące przeprowadzenie czynności dowodowych i zakończone sporządzeniem raportu końcowego.

§ 18.
Przyjmowanie zgłoszeń
1.	Każdy pracownik, który pozyskuje od sygnalisty informację o naruszeniu jest obowiązany przekazać ją Pełnomocnikowi sygnalistów. 
2.	Pełnomocnik sygnalistów w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia przekazuje sygnaliście, o ile zgłoszenie na to pozwala, informację zwrotną zawierającą:
1)	o przyjęciu zgłoszenia i wszczęciu procedury kwalifikacji zgłoszenia;
2)	o uznaniu zgłaszającego za sygnalistę i związanych z tym uprawnieniach;
3)	wezwanie do wskazania dalszych informacji uzupełniających lub udziału w rozmowie wyjaśniającej, o ile uzna takie wezwanie na tym etapie za konieczne.
3.	Po przyjęciu zgłoszenia i przekazaniu sygnaliście informacji zwrotnej Pełnomocnik sygnalistów wszczyna postępowanie sprawdzające.

§ 19.
Postępowanie sprawdzające
1.	Po otrzymaniu zgłoszenia Pełnomocnik kwalifikuje zgłoszenie informacji o naruszeniu, nadając mu określony priorytet uwzględniany przy opracowywaniu planu wewnętrznego postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia kierunku postępowania wyjaśniającego i koniecznych do przeprowadzenia czynności. Podczas postępowania sprawdzającego nie jest szczegółowo weryfikowana prawdziwość okoliczności opisanych w zgłoszeniu.
2.	Przy określaniu kategorii i priorytetu zgłoszenia Pełnomocnik sygnalistów uwzględnia ryzyko naruszenia obejmujące jego prawdopodobieństwo i wagę, w szczególności:
1)	czy jest to zdarzenie wewnętrzne powiązane z pracownikiem lub współpracownikiem, czy też zewnętrzne związane z osobami spoza struktury Straży Miejskiej w …………;
2)	czy dotyczy to pracownika szeregowego czy na stanowisku kierowniczym;
3)	czy jest to zdarzenie pojedyncze, dotyczące pojedynczej transakcji, jednej osoby czy też grupy zdarzeń i osób;
4)	rodzaj i charakter naruszenia i czy naruszenie wiąże się ze szkodą, którą należy szybko naprawić.
3.	Przed wszczęciem postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik sygnalistów zawiadamia Komendanta Straży Miejskiej w ………………….., że niezbędne jest podjęcie działań:
1)	informacyjnych, w tym poinformowanie o naruszeniu właściwych osób i konieczności zaangażowania odpowiednich pracowników;
2)	operacyjnych mających na celu ochronę mienia Straży Miejskiej w ………………. lub innych podmiotów. 
4.	W przypadkach gdy naruszenie może wpływać na ciągłość działania Straży Miejskiej w ……….. i wymaga natychmiastowego działania Pełnomocnik sygnalistów wnioskuje do Komendanta Straży Miejskiej w ……………. o zwołanie sztabu kryzysowego.
5.	W przypadku gdy informacja o naruszeniu dotyczy naruszenia danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 12 RODO Pełnomocnik niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin, informuje Komendanta Straży Miejskiej w ……………… oraz inspektora ochrony danych o zgłoszeniu w celu oceny czy naruszenie ochrony danych podlega zgłoszeniu Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych i wymaga zawiadomienia osób, których naruszenie dotyczy.
6.	Pełnomocnik sygnalistów odmawia wszczęcia dalszego postępowania tylko wtedy, gdy:
1)	w sprawie tego samego naruszenia przeprowadzono już postępowanie wyjaśniające, a obecne zgłoszenie nie zawiera żadnych nowych informacji;
2)	informacje wskazane w zgłoszeniu są niewystarczające do wszczęcia postępowania i nie ma możliwości nawiązania kontaktu z osobą zgłaszającą;
3)	z treści zgłoszenia jednoznacznie wynika, że zostało ono zgłoszone w złej wierze, opiera się na plotkach i pogłoskach lub jest oczywiście niewiarygodne, niepoważne lub stanowi nadużycie.
7.	Jeśli treść zgłoszenia budzi wątpliwości co do swojej prawdziwości i podstaw, postępowanie sprawdzające może poprzedzać przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej. W takim przypadku w informacji zwrotnej pełnomocnik sygnalistów wskazuje, że po przeprowadzeniu czynności sprawdzających nie podjęto decyzji o wszczęciu dalszych czynności wyjaśniających.

§ 20.
Czynności niecierpiące zwłoki
1.	W przypadku konieczności podjęcia czynności niecierpiących zwłoki:
1)	Pełnomocnik sygnalistów w uzgodnieniu z Komendantem Straży Miejskiej w ……….. i po uzyskania jego zgody, zabezpiecza lub poleca zabezpieczyć sprzęt służbowy użytkowany przez osoby uwikłane w sprawę w celu uniemożliwienia zacierania śladów;
2)	Komendant Straży Miejskiej w ………….. na wniosek Pełnomocnika sygnalistów czasowo zwalnia z obowiązku świadczenia pracy osobę, której naruszenie dotyczy, zakazując jej na czas prowadzenia postępowania wykonywania czynności zawodowych i kontaktowania się w sprawach służbowych ze współpracownikami, o ile:
a)	podejrzewa wystąpienie poważnych naruszeń,
b)	dalsza obecność pracownika w miejscu pracy mogłaby spowodować większą szkodę dla Straży Miejskiej w ……………, dalsze naruszenie jego interesów lub zagrozić rzetelności postępowania wyjaśniającego.
2.	Zwolnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 następuje na podstawie jednostronnego pisemnego oświadczenia albo pisemnego porozumienia z pracownikiem zawierających:
a)	precyzyjnie określony termin zwolnienia – niedopuszczalne jest ustalenie okresu zwolnienia z użyciem wyrażenia „na czas trwania postępowania”;
b)	postanowienie, że pracownik zachowa wynagrodzenie i inne świadczenia;
c)	postanowienie, że pracodawca może odwołać pracownika ze zwolnienia w każdej chwili, z odpowiednim wyprzedzeniem, a pracownik musi zachować lojalność w czasie zwolnienia i współpracować z pracodawcą.
3.	Niedopuszczalne jest pozbawienie pracownika wynagrodzenia w okresie zwolnienia z obowiązku z świadczenia pracy.
4.	Przed zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy pracownik jest wysłuchiwany.
5.	W okresie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy Komendant Straży Miejskiej w ……….nie może wypowiedzieć umowy o pracę za wypowiedzeniem. Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem jest dopuszczalne po wezwaniu pracownika do pracy, odwołaniu zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy i doręczeniu mu wypowiedzenia albo po upływie okresu zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, stawieniu się pracownika do pracy i doręczeniu wypowiedzenia. Zakaz, o którym mowa w zdaniu pierwszym nie dotyczy rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.
6.	Jeśli osoba, której zgłoszenie dotyczy ma pełnomocnictwo albo ustawowe upoważnienie do działania w imieniu pracodawcy Pełnomocnik sygnalistów podejmuje czynności zmierzające do wyłączenia prawa danej osoby do reprezentacji. 

§ 21.
Prowadzenie postępowania wyjaśniającego
1.	W zależności kategorii i priorytetu nadanego zgłoszeniu postępowanie wyjaśniające prowadzi:
1)	Pełnomocnik sygnalistów jednoosobowo, jeśli w wyniku postępowania sprawdzającego zostanie ustalone, że zgłoszenie dotyczy naruszenia o niewielkiej skali, a zakres czynności dowodowych jest nieznaczny, w szczególności prowadzenie rozmowy wyjaśniającej nie jest konieczne;
2)	Pełnomocnik sygnalistów i wyznaczeni pracownicy lub osoby spoza Straży Miejskiej w ……………., jeśli:
a)	sprawa dotyczy poważnego naruszenia, lub
b)	sprawa dotyczy specyficznych obszarów zarządzanych przez kierowników działów lub pracowników na samodzielnych stanowiskach, w szczególności męża zaufania, inspektora ochrony danych, specjalisty do spraw bhp;
c)	zachodzi potrzeba przeprowadzenia większej liczby czynności wyjaśniających, w szczególności przeprowadzenia rozmowy wyjaśniającej;
3)	podmiot zewnętrzny, w szczególności kancelarie prawne czy podmioty świadczące usługi audytorskie, gdy:
a)	wewnętrzne zasoby nie są wystarczające dla dokonania czynności postepowania, w szczególności zabezpieczenia i analizy danych, a czynności te wymagają specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, lub 
b)	zgłoszenie dotyczy:
•	Komendanta, Zastępcy Komendanta lub Głównego Księgowego,
•	zdarzenia mającego znaczny wpływ na reputację lub wizerunek Straży Miejskiej w …………..,
•	podejrzenia manipulacji wynikami finansowym Straży Miejskiej w ……………..,
•	wszelkich innych istotnych zdarzeń, które wymagają bezstronnej i niezależnej analizy, weryfikacji lub kontroli organów nadzorczych, kontrolnych lub organów ścigania.
2.	W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b pracowników podejmujących czynności w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym wyznacza Pełnomocnik sygnalistów w uzgodnieniu z Komendantem Straży Miejskiej w ……………...
3.	W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 3 Straży Miejska w ……………… zawiera z podmiotem zewnętrznym umowę powierzenia danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.
4.	Pełnomocnik sygnalistów kieruje pracą osób wyznaczonych do podejmowania czynności w wewnętrznym postepowaniu wyjaśniającym, ustala kolejność i terminy wykonania czynności dowodowych i czuwa nad ich prawidłowością.
5.	W przypadku otrzymania od dwóch lub więcej sygnalistów zgłoszeń dotyczących tego samego naruszenia Pełnomocnik sygnalistów podejmuje decyzję o połączeniu zgłoszeń do wspólnego rozpoznania.

§ 22.
Plan postępowania
1.	Po przyporządkowaniu zgłoszenia do odpowiedniej kategorii oraz nadaniu mu właściwego priorytetu Pełnomocnik sygnalistów określa szczegółowy plan postępowania określający:
1)	zakres podmiotowy postępowania obejmujący status osób potencjalnie zaangażowanych w postępowanie, w szczególności świadków naruszeń, potencjalnych sprawców naruszeń, przedstawicieli poszczególnych działów mających wiedzę merytoryczną w obszarze, którego zgłoszenie dotyczy;
2)	zakres przedmiotowy postępowania obejmujący czynności podejmowane na poszczególnych etapach postępowania, w szczególności czynności postępowania dowodowego;
3)	zakres czasowy postępowania nie dłuższy jednak niż 3 miesiące dnia otrzymania zgłoszenia informacji o naruszeniu obejmujący planowane terminy zakończenia poszczególnych czynności postępowania, w tym termin sporządzenia raportu końcowego.
2.	Plan wewnętrznego postępowania wyjaśniającego obejmuje w szczególności:
1)	zapoznanie się z obowiązującymi procedurami w zakresie obszaru, który podlega weryfikacji;
2)	kontakt z działem, w którym wystąpiło zdarzenie i powiadomienie o wszczęciu postępowania oraz dalszych krokach;
3)	kontakt z kadrami, jeśli sprawa dotyczy pracownika lub z działem zajmującym się umowami, w celu zapoznania się z dokumentacją oraz ustalenia dalszego trybu postępowania;
4)	ustalenie: kto, w jakim zakresie i kiedy będzie potrzebny z innych działów do wyjaśnienia sprawy;
5)	weryfikację danych w źródłach wewnętrznych i zewnętrznych;
6)	zebranie, zabezpieczenie i analiza materiału dowodowego;
7)	powiadomienie przełożonego, z wyjątkiem sytuacji, kiedy sprawa go dotyczy;
8)	sporządzenie planu rozmów wyjaśniających z osobami, które mają bezpośredni lub pośredni związek ze sprawą, w szczególności pracownikiem i podwykonawcą;
9)	ustalenie pytań, które będą zadane podczas rozmowy wyjaśniającej;
10)	ustalenie składu zespołu zewnętrznego do przeprowadzenia już poszczególnych czynności z uwzględnieniem stopnia skomplikowania zagadnienia, doświadczenia pracownika oraz szczebla w hierarchii.
3.	Na etapie planowania Pełnomocnik sygnalistów przeprowadza analizę jaki materiał dowodowy, w zależności od zagadnienia, należy zgromadzić i zabezpieczyć, uwzględniając:
1)	czas dostarczenia i dostępu do tych danych;
2)	sposób przechowywania materiału dowodowego;
3)	objętość materiału dowodowego i zasoby na jego analizę;
4)	możliwości manipulacji na etapie gromadzenia materiału i właściwe zabezpieczenie materiału dowodowego; 
5)	prawne możliwości wykorzystania materiału dowodowego i ograniczenia związane z wykorzystaniem informacji w zależności od ich służbowego albo prywatnego charakteru;
6)	rodzaje materiału dowodowego, w tym:
a)	oryginały lub kopie dokumentów,
b)	historia połączeń telefonicznych, przeglądarek internetowych,
c)	dane serwerowe dotyczące logowań do systemów, logi z komputerów pracowników,
d)	korespondencja elektroniczna,
e)	nagrania z monitoringu wizyjnego, 
f)	oględziny miejsca zdarzenia,
g)	przeszukanie, w tym kontrola osobista.

§ 23.
Wszczęcie postępowania wyjaśniającego
1.	Po przeprowadzeniu postępowania sprawdzającego i jeśli nie ma podstaw do odmowy wszczęcia postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik sygnalistów wszczyna postępowanie wyjaśniające.
2.	Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające trwa 3 miesiące od dnia otrzymania zgłoszenia.
3.	W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w związku z koniecznością przesłuchania świadków lub zasięgnięcia opinii biegłego Pełnomocnik sygnalistów może przedłużyć wewnętrzne postępowanie wyjaśniające o 3 miesiące, o czym informuje sygnalistę.
4.	Pełnomocnik sygnalistów nie wszczyna i nie prowadzi wewnętrznego postępowania wyjaśniającego na zasadach przewidzianych w tej procedurze na podstawie zgłoszeń anonimowych. 
5.	Jeśli z jakiejkolwiek przyczyny, po zgłoszeniu anonimowym doszło do ujawnienia tożsamości sygnalisty i doświadczył on działań odwetowych, o ile sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja objęta zgłoszeniem jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i stanowi informację o naruszeniu prawa, sygnaliście przysługują środki ochrony przed działaniami odwetowymi, a Pełnomocnik sygnalistów wszczyna i prowadzi wewnętrzne postępowanie wyjaśniające w trybie określonym w tej procedurze.
6.	Pełnomocnik sygnalistów przed odmową wszczęcia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego w związku ze zgłoszeniem anonimowym przeprowadza postępowanie sprawdzające w celu weryfikacji prawdziwości informacji o naruszeniu zawartych w zgłoszeniu. W przypadku gdy postępowanie sprawdzające uprawdopodobni, że do naruszenia doszło lub dojdzie Pełnomocnik informuje Komendanta Straży Miejskiej w ……………… o odmowie wszczęcia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego i przedstawia ustalone fakty, na podstawie których Komendant Straży Miejskiej w …………… podejmuje decyzje zarządcze dotyczące uprawdopodobnionego naruszenia.
7.	Pełnomocnik sygnalistów nie wykorzystuje technicznych sposobów umożliwiających identyfikację sygnalistów, w szczególności nie umieszcza plików cookie i modułów śledzących na urządzeniach sygnalisty, nie gromadzi i nie sprawdza krzyżowo informacji obejmujących adresy IP i parametry konfiguracji urządzeń.

§ 24.
Udział zewnętrznych specjalistów w postępowaniu wyjaśniającym
1.	Do udziału w postępowaniu wyjaśniającym mogą zostać powołani inni pracownicy oraz osoby spoza Straży Miejskiej w ………………, w szczególności eksperci, prawnicy, inspektor ochrony danych, specjaliści BHP, informatycy lub doradca podatkowy.
2.	Osoba, która jedynie wspiera Pełnomocnika sygnalistów ma dostęp wyłącznie do ustaleń postępowania niezbędnych do udzielenia wymaganego wsparcia. 
3.	Każda osoba uczestnicząca w czynnościach postępowania składa oświadczenie o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych przy okazji wsparcia w postępowaniu za wyjątkiem osób zobowiązanych do zachowania tajemnicy zawodowej, w szczególności adwokatów i radców prawnych.
4.	Decyzję o powołaniu do udziału w postępowaniu wyjaśniającym osoby spoza Straży Miejskiej w …………….. podejmuje Komendanta Straży Miejskiej w …………….. na wniosek Pełnomocnika sygnalistów. Z osobą, o której mowa w zdaniu pierwszym Straży Miejska w ……………… zawiera umowę, w treści której udziela jej upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, jeżeli jej udział w postępowaniu wiąże się z dostępem do danych osobowych i zobowiązuje do zapoznania się z i stosowania się do wewnętrznych procedur obowiązujących w Straży Miejskiej w ……………… mających znaczenie w danej sprawie, w szczególności polityki ochrony danych osobowych i procedury zgłoszeń wewnętrznych.

§ 25.
Udział pełnomocnika w czynnościach postępowania wyjaśniającego
1.	Pełnomocnik sygnalistów nie dopuszcza do udziału w czynnościach postępowania wewnętrznego pełnomocników uczestników postępowania wyjaśniającego, chyba że udziału pełnomocnika żąda:
1)	osoba pokrzywdzona przez naruszenie bez względu na to czy jest sygnalistą, a przyznanie jej szerszych uprawnień może zapobiec jej wtórnej wiktymizacji oraz stanowić dowód na podjęcie przez Straży Miejską w …………….. wszelkich działań mających na celu neutralizację skutków zachowania osoby, której zgłoszenie dotyczy;
2)	sygnalista, w celu zapewnienia mu dostępu do pomocy prawnej jako środka wsparcia, zgodnie z dyrektywą 2019/1937;
3)	osoba, której zgłoszenie dotyczy, gdy nie zgadza się na udział w postępowaniu wyjaśniającym, w tym w rozmowie wyjaśniającej, bez pełnomocnika, a przeprowadzenie takiej rozmowy może istotnie przyczynić się do osiągnięcia celów postępowania, w tym ustalenia istotnych okoliczności zdarzenia.
2.	Pełnomocnik sygnalistów konsultuje decyzję o zezwoleniu na udział pełnomocnika, o zakresie tego udziału albo odmowie zezwolenia z Komendantem Straży Miejskiej w ………………...
3.	Pełnomocnik pokrzywdzonego naruszeniem lub osoby, której zgłoszenie dotyczy może zostać dopuszczony do udziału w rozmowie wyjaśniającej ze swoim mocodawcą. Jeżeli w trakcie takiej rozmowy wyjaśniającej osoba wysłuchiwana jest konfrontowana z innymi dowodami, w szczególności protokołami rozmów wyjaśniających z innymi osobami lub dokumentami, jej pełnomocnik może się zapoznać z takimi dowodami.
4.	Pełnomocnikowi nie przysługuje dostęp do całości materiałów wewnętrznego postępowania wyjaśniającego.
5.	Ustalenia postępowania wyjaśniającego nie korzystają z domniemania rzetelności oraz prawdziwości i podlegają weryfikacji w postępowaniach prawnych, w ramach których osoby mające interes prawny mogą ustanowić pełnomocnika i korzystać ze wszystkich uprawnień należnych stronie takich postępowań. 

Postępowanie dowodowe
§ 26.
Czynności dowodowe
1.	Pełnomocnik sygnalistów i inne osoby, wykonując czynności w ramach postępowania wyjaśniającego, w szczególności czynności dowodowe, przestrzega obowiązku:
1)	poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracowników;
2)	poszanowania sfery życia prywatnego pracownika;
3)	ochrony danych osobowych;
4)	ochrony tajemnicy komunikowania się;
5)	gwarancji nienaruszalności mieszkania.
2.	Celem czynności dowodowych podejmowanych w ramach postępowania wyjaśniającego jest ochrona interesu publicznego i ochrona usprawiedliwionego ważnego interesu Straży Miejskiej w ………………….. jako pracodawcy, a stosowane metody i środki są dobierane z uwzględnieniem zasady proporcjonalności. 
3.	Dowodem w postępowaniu wyjaśniającym jest każde źródło wiedzy o faktach istotnych dla rozstrzygnięcia rozpatrywanej sprawy, jeżeli może być pozyskane zgodnie z przepisami prawa. 
4.	Pełnomocnik sygnalistów nie może gromadzić materiału dowodowego przy użyciu niejawnych metod kontroli.
5.	O ile nie zastrzeżono inaczej kontrola dotycząca spraw służbowych nie wymaga zgody pracownika.
6.	Pełnomocnikowi sygnalistów nie przysługują uprawnienia organów władzy publicznej. 
7.	Postępowanie wyjaśniające nie ma charakteru postępowania przygotowawczego i sądowego. 
8.	Pełnomocnik sygnalistów i osoby wyznaczone do podejmowania czynności w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym mogą samodzielnie wykonywać czynności dowodowe, zastrzeżeniem, że rozmowę wyjaśniającą prowadzą dwie osoby. 
9.	Jeżeli nie wszystkie osoby uczestniczyły we wszystkich czynnościach dowodowych, przed zakończeniem postępowania i sporządzeniem raportu końcowego Pełnomocnik sygnalistów zapoznaje je z całokształtem ujawnionych okoliczności i ze wszystkimi przeprowadzonymi dowodami. 

§ 27.
Zasady ogólne postępowania dowodowego
1.	Przeprowadzanie dowodów służy ustaleniu faktów, które mają istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, w szczególności na podstawie:
1)	rozmów wyjaśniających;
2)	dokumentów, w tym korespondencji e-mail;
3)	informacji publicznie dostępnych;
4)	danych teleinformatycznych zapisanych na urządzeniach służbowych, w tym telefonach komórkowych;
5)	nagrań monitoringu;
6)	przeszukania, w tym kontroli osobistej.
2.	Pełnomocnik sygnalistów, oceniając wiarygodność dowodów i wyciągając wnioski z przeprowadzonych czynności, kieruje się zasadą obiektywizmu i doświadczenia życiowego. 
3.	Okoliczność istotną dla rozstrzygnięcia sprawy uznaje się za udowodnioną, jeśli łącznie:
1)	co najmniej dwa niezależne niepowiązane ze sobą dowody, na podstawie których ustala się określony fakt, tworzą tak wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia tego faktu, że każdy normalnie rozumujący człowiek potwierdzi prawdziwość i zgodność z rzeczywistością twierdzenia o ustaleniu tego faktu;
2)	Pełnomocnik sygnalistów jest całkowicie przekonany o prawdziwości swojego twierdzenia o ustaleniu określonego faktu.
4.	Niezależnymi niepowiązanymi ze sobą dowodami, o których mowa w ust. 3 pkt 1 są w szczególności:
1)	zeznania dwóch świadków, jeśli żadna okoliczność nie wskazuje na to, że uzgodnili ze sobą treść swoich zeznań;
2)	treść dwóch dokumentów sporządzonych w różnym czasie, przez różne osoby;
3)	zeznania świadka i treść dokumentu, którego ten świadek nie wytworzył. 
5.	Wątpliwości wykluczają dopuszczalność uznania określonego faktu za udowodniony. 
6.	Wątpliwości Pełnomocnika sygnalistów prowadzącego postępowanie są rozstrzygane na korzyść osoby, której zgłoszenie dotyczy. Pracownik i osoby najbliższe dla pracownika w rozumieniu art. 115 § 11 Kodeksu karnego nie mają obowiązku dowodzenia swojej niewinności ani dostarczania dowodów na swoją niekorzyść. 
7.	W przypadku, gdy istotne okoliczności nie zostaną udowodnione w sposób niebudzący wątpliwości Pełnomocnik sygnalistów może przeprowadzić konfrontację dowodów, w szczególności różnych świadków, świadka i dokumentu, świadka i nagrania monitoringu. 
8.	Pełnomocnik sygnalistów nie może ingerować w prywatność osób uczestniczących w postępowaniu, w szczególności:
1)	nikt nie może być zobowiązany do ujawniania jakichkolwiek informacji niezwiązanych z życiem zawodowym, chyba że ma to bezpośredni wpływ na sferę zawodową;
2)	zakazane jest pozyskiwanie danych osobowych w sposób naruszający prywatność.

Dowody
§ 28.
Przygotowanie do rozmowy wyjaśniającej
1.	Na rozmowę wyjaśniającą są wzywane wyłącznie osoby, których udział jest niezbędny i potrzebny do wyjaśnienia sprawy. Rozmowę wyjaśniającą prowadzi się z zachowaniem zasady poufności.
2.	W rozmowie wyjaśniającej prowadzonej przez Pełnomocnika sygnalistów uczestniczy upoważniony pracownik w celu:
1)	udowodnienia przebiegu rozmowy zeznaniami więcej niż jednego świadka;
2)	zapewnienia technicznej prawidłowości dokonywanej czynności – przybrany pracownik sporządza protokół. 
3)	zapewnienia obiektywizmu i rzetelnej oceny przeprowadzonego dowodu. 
3.	W ramach czynności przygotowawczych do rozmowy wyjaśniającej w celu określenia jej zakresu Pełnomocnik sygnalistów szczegółowo: 
1)	ustala, co określona osoba może wiedzieć w sprawie objętej zgłoszeniem i osobach związanych ze sprawą i czy osoba ta może mieć jakikolwiek interes w przedstawieniu okoliczności w konkretny sposób, jakie posiada doświadczenie zawodowe i staż w danym miejscu pracy;
2)	analizuje zgromadzone już w trakcie postępowania dowody mające związek z daną osobą, w tym dokumenty przez nią wytworzone i korespondencję z jej udziałem;
3)	przygotowuje listę pytań, które będą zadawane podczas rozmowy wyjaśniającej, oraz, o ile jest taka potrzeba, przygotowuje dowody, z którymi przesłuchiwana osoba ma zostać konfrontowana w trakcie rozmowy wyjaśniającej.
4.	Po weryfikacji danych kontaktowych Pełnomocnik sygnalistów wzywa określona osobę do stawiennictwa na rozmowę wyjaśniającą, wskazując w wezwaniu:
1)	że zgodnie z obowiązującymi regulacjami współdziałanie w postępowaniu wyjaśniającym jest obowiązkiem pracownika lub współpracownika;
2)	że rozmowa ma charakter poufny i osoba wezwana nie powinna nikogo informować o rozmowie wyjaśniającej, z wyjątkiem swojego bezpośrednio przełożonego;
3)	miejsce i czas spotkania.
5.	W wezwaniu nie wskazuje się, czego dokładnie ma dotyczyć rozmowa i prowadzone postępowanie.
6.	Pełnomocnik sygnalistów informuje przełożonego wzywanego pracownika o wezwaniu na rozmowę wyjaśniającą bez podawania przedmiotu rozmowy wyjaśniającej, chyba że informowanie przełożonego mogłoby prowadzić do ujawnienia tożsamości sygnalisty, osoby, której zgłoszenie dotyczy lub osób trzecich.
7.	Pełnomocnik sygnalistów wyznacza termin i miejsce rozmowy w ciągu kolejnych 3 dni roboczych od potwierdzenia otrzymania wezwania. Termin i miejsce rozmowy są wyznaczane z uwzględnieniem kategorii i priorytetu zgłoszenia oraz obowiązku zachowania poufności. Rozmowa wyjaśniająca może odbywać się, w szczególności jeśli żąda tego sygnalista, poza miejscem i czasem pracy.
8.	Pełnomocnik sygnalistów zapewnia osobom wysłuchiwanym odpowiednie wsparcie, w tym pomoc lekarza i może wnioskować o udzielenie jej dnia wolnego.

§ 29.
Prowadzenie rozmowy wyjaśniającej
1.	W celu zachowania tajemnicy postępowania wyjaśniającego przed rozpoczęciem rozmowy wyjaśniającej Pełnomocnik sygnalistów przedstawia osobie wezwanej zasady zachowania poufności oraz zasady przetwarzania danych osobowych. Osoba wysłuchiwana składa pisemne oświadczenie o zachowaniu tajemnicy wewnętrznego postępowania wyjaśniającego (załącznik nr 2).
2.	Osobę wysłuchiwaną poucza się o obowiązku zachowania w ścisłej tajemnicy wszelkich okoliczności i wiadomości, jakie pozyska w trakcie rozmowy wyjaśniającej. Odmowę podpisania oświadczenia o zachowania tajemnicy wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, w razie możliwości wraz z podaniem przyczyny odmowy, odnotowuje się w protokole.
3.	Pełnomocnik sygnalistów rozpoczyna rozmowę wyjaśniającą od przedstawienia osobie wysłuchiwanej roli poszczególnych osób uczestniczących w rozmowie, o celu rozmowy oraz krótkiego przedstawienia sprawy bez ujawniania jakichkolwiek wiadomości, które umożliwiłyby osobie wysłuchiwanej ustalenie tożsamości sygnalisty lub innych osób uczestniczących w postępowaniu wyjaśniającym. 
4.	Po przedstawieniu podstawowych informacji o rozpoznawanej sprawie Pełnomocnik sygnalistów umożliwia osobie wysłuchiwanej swobodną wypowiedź o znanych jej faktach, w trakcie której nie zadaje pytań zaburzających ciąg wypowiedzi. Dopuszczalne jest zadawanie pytań uzupełniających i narracyjnych, w szczególności: 
1)	dlaczego;
2)	kto podjął taką decyzję;
3)	czy ktoś był świadkiem tej rozmowy.
5.	Po zakończeniu swobodnej wypowiedzi Pełnomocnik sygnalistów zadaje szczegółowe pytania w oparciu o listę przygotowaną na etapie planowania rozmowy wyjaśniającej, formułując pytania w sposób uniemożliwiający ujawnienie tożsamości sygnalisty lub innych osób. Pytania mogą dotyczyć wyłącznie kwestii służbowych. Nie wolno zadawać pytań sugerujących treść odpowiedzi, w tym pytań wyczekujących i implikujących.
6.	Jeśli podczas rozmowy wyjaśniającej okaże się, że osoba wysłuchiwana wie, kto zgłosił informację o naruszeniu i jest sygnalistą Pełnomocnik sygnalistów informuje tę osobę o zasadach ochrony sygnalisty oraz zakazie ujawniania jego danych osobowych i zakazie stosowania wobec niego jakichkolwiek działań odwetowych. 
7.	Pełnomocnik sygnalistów nie musi informować sygnalisty o tym, że jego tożsamość jest znana osobie wysłuchiwanej. 
8.	Podczas rozmowy wyjaśniającej osoba wysłuchiwana może być konfrontowana z innymi dowodami, w szczególności zeznaniami, dokumentami, zapisami monitoringu, zdjęciami. Przed przedstawieniem dowodów do konfrontacji podlegają one, w tym wiadomości elektroniczne i SMS-y, anonimizacji w celu zabezpieczeniu przed ujawnieniem danych umożliwiających identyfikację tożsamości sygnalisty lub innych osób uczestniczących w postępowaniu. 
9.	Z rozmowy wyjaśniającej protokolant sporządza protokół wiernie oddający wypowiedzi osoby wysłuchiwanej. Osobno protokolant zapisuje spostrzeżenia dotyczące zachowania osoby wysłuchiwanej, w szczególności śmiech, płacz, krzyk, załamanie głosu. Rozmowa może być nagrywana za zgoda osoby wysłuchiwanej.
10.	Po zakończeniu rozmowy wyjaśniającej osobie wysłuchiwanej umożliwia się zapoznanie się z protokołem oraz naniesienie na niego poprawek i uzupełnień. Notatek opisujących spostrzeżenia Pełnomocnika sygnalistów nie udostępnia się.
11.	Po uzgodnieniu ostatecznej treści protokołu osoba wysłuchiwana podpisuje protokół. Odmowę podpisania protokołu, w razie możliwości wraz z podaniem przyczyny odmowy, odnotowuje się w protokole. Załącznikiem do protokołu jest oświadczenie o zachowaniu tajemnicy. 
12.	Osoba wysłuchiwana jest informowana o dalszych etapach postępowania jej dotyczących, chyba że przekazanie informacji oddziaływałoby na postepowanie wyjaśniające, w szczególności groziło zacieraniem śladów.
13.	Kopia protokołu rozmowy wyjaśniającej nie jest wydawana osobie wysłuchiwanej.

§ 30.
Rozmowa wyjaśniająca z osobą, której dotyczy zgłoszenie
1.	Pełnomocnik sygnalistów dopasowuje sposób prowadzenia rozmowy wyjaśniającej z osobą, której zgłoszenie dotyczy, uwzględniając w szczególności wagę potencjalnego naruszenia oraz czy osoba, której zgłoszenie dotyczy wie, o co się ja podejrzewa.
2.	Pełnomocnik sygnalistów nie musi informować osoby, której zgłoszenie dotyczy o tym, o co dokładnie się ją podejrzewa, ale umożliwia osobie, której zgłoszenie dotyczy wypowiedzenie się co do podstaw oskarżenia i zajęcie stanowiska. 
3.	W postępowaniu wyjaśniającym osoba, której zgłoszenie dotyczy może korzystać z prawa do obrony, w tym prawa odmowy złożenia zeznań i udzielenia odpowiedzi na pytania. Osoba, której zgłoszenie dotyczy nie może odmówić wydania sprzętu służbowego.

§ 31.
Nagrywanie i protokołowanie rozmowy wyjaśniającej
1.	Pełnomocnik sygnalistów może nagrywać zeznania składanych przez pracownika jest jedynie za jego zgodą. 
2.	Jeśli pracownik odmawia zgody na nagranie, zeznanie jest dokumentowane w protokole, którego treść nie musi być ujawniana pracownikowi.  
3.	Nagranie wykonane bez wiedzy nagrywanego pracownika może być dowodem:
1)	w postępowaniu odrębnym z zakresu prawa pracy – przed dopuszczeniem sąd bada autentyczność nagrania, wpływ prowokacji i sugestii na kierunek rozmowy oraz weryfikuje czy nagrania nie wykonano z naruszeniem zasad współżycia społecznego i czy zawiera ono całość wypowiedzi czy fragment wyrwany z kontekstu;
2)	w postępowaniu karnym – sąd bada autentyczność nagrania, czy nagranie jest oryginałem czy kopią, wpływ prowokacji i sugestii na kierunek rozmowy oraz stan w jakim znajdował się nieświadomy nagrywania rozmówca.

§ 32.
Informacje publicznie dostępne
1.	W toku postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik sygnalistów może gromadzić wszelkie dane i informacje publicznie dostępne, w szczególności:
1)	publicznie dostępne informacje gospodarcze ujawnione w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Krajowym Rejestrze Sądowym, Internetowym Monitorze Sądowym i Gospodarczym w celu analizy powiązań danej osoby z wpisanymi podmiotami;
2)	inne dostępne dane gospodarcze, w tym rejestr podmiotów gospodarki narodowej REGON i rejestr płatników podatku VAT;
3)	informacje publicznie dostępne profilu w mediach społecznościowych, w tym Facebooku i Instagramie przy czym niedozwolone jest:
a)	przeglądanie tych treści bez zgody i wiedzy właściciela profilu za pośrednictwem osób trzecich w celu uzyskania dostępu do informacji prywatnych;
b)	wyszukiwanie informacji, których zbieranie nie jest niezbędne do prowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego lub jest zabronione, w tym danych szczególnych kategorii,
c)	zapraszanie do grona znajomych w celu wymuszenia dostępu do informacji prywatnych; 
d)	zakładanie fikcyjnych kont w celu uzyskania dostępu do informacji prywatnych.
4)	aktywność danej osoby na forach internetowych prowadzona pod własnym nazwiskiem albo dającym się rozszyfrować pseudonimem.
2.	Wykorzystanie publicznie dostępnych informacji, w tym publikowanych przez samą osobę zainteresowaną, nie narusza jej prywatności ani nie sprzeciwia się zasadom ochrony danych osobowych.
§ 33.
Dane zapisane na sprzęcie służbowym
1.	Pełnomocnik sygnalistów może żądać wydania sprzętu służbowego, w tym sprzętu służbowego używanego do celów prywatnych, i przeglądać jego zawartość. Pełnomocnik sygnalistów zabezpiecza lub poleca zabezpieczenie danych teleinformatycznych na służbowym sprzęcie do celów wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, w szczególności zabezpieczeniu podlegają dokumenty, korespondencja e-mail i SMS-y. Zabezpieczenie jest wykonywane na zasadach określonych w załączniku nr 3. Zawartość dysków jest analizowana z wykorzystaniem narzędzi informatycznych w celu poszukiwania danych i dokumentów mogących dostarczyć istotnych informacji w sprawie.
2.	Dane teleinformatyczne są zabezpieczane w sposób zapewniający poufność tożsamości sygnalisty, osoby, której zgłoszenie dotyczy i innych osób.
3.	Odmowa wydania sprzętu służbowego, będącego własnością Straży Miejskiej w ………………, może stanowić podstawę do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej, za mienie powierzone, materialnej i karnej.
4.	Jeśli pracownik bez zgody Straży Miejskiej w ……………….. wykorzystuje sprzęt służbowy w celach prywatnych, Pełnomocnik sygnalistów pomija informacje zidentyfikowane jako prywatne, chyba że ujawniona treść świadczy o ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków pracowniczych albo popełnieniu czynu zabronionego. 
5.	W przypadku wykorzystywania sprzętu prywatnego w celach służbowych, w szczególności przy wykonywaniu okazjonalnej pracy zdalnej Pełnomocnik sygnalistów może kontrolować sprzęt prywatny:
a)	za zgodą pracownika oraz w jego obecności i z poszanowaniem jego prywatności, nawet gdy pracownik wykorzystuje sprzęt prywatny wbrew woli pracodawcy
b)	jeżeli pracownik wykorzystuje sprzęt prywatny dla celów służbowych za zgodą pracodawcy i wyraża zgodę na przeglądanie treści na urządzeniu.
6.	Jeśli pracownik nie wyraża zgody na kontrolę sprzętu prywatnego wykorzystywanego do celów służbowych zabezpieczenia danych może dokonać wyłącznie policja, prokurator lub sąd.

§ 34.
Służbowa korespondencja e-mail 
1.	Pełnomocnik sygnalistów może wykorzystać służbową korespondencję e-mail, jako dowód w postępowaniu wyjaśniającym, o ile:
1)	pracownicy zostali poinformowani o stosowaniu przez Straży Miejską w ……………. .monitoringu w regulaminie pracy z podaniem celu, sposobu i zakresu monitoringu, w szczególności ze wskazaniem czy monitoring obejmuje:
a)	wysyłanie i odbierania e-mail,
b)	treść e-mail z określeniem czy dotyczy wszystkich e-mail, czasu stosowania i osób, które mają dostęp do kontrolnych e-mail;
2)	pracownicy zostali poinformowani o skutkach stosowania monitoringu;
3)	Straży Miejska w ………………… określiła zasady prowadzenia korespondencji elektronicznej przy użyciu służbowej skrzynki pocztowej.
2.	Pełnomocnik sygnalistów nie narusza tajemnicy korespondencji pracownika, jeśli Straży Miejska w ………………. wyłączyło możliwość korzystania ze sprzętu służbowego w celach prywatnych.
3.	Kontrola korespondencji elektronicznej nie może wiązać się z przełamaniem elektronicznych zabezpieczeń.
4.	Pełnomocnik nie może kontrolować korespondencji prywatnej pracownika 

§ 35.
Kontrola wykorzystania telefonów służbowych i monitoring rozmów telefonicznych
1.	Pełnomocnik sygnalistów może kontrolować sposób wykorzystania powierzonego służbowego telefonu, w tym używanego do celów prywatnych, w szczególności może otrzymywać i analizować bilingi telefoniczne oraz żądać stosowanych wyjaśnień.
2.	Pełnomocnik sygnalistów może monitorować służbowe rozmowy telefoniczne, o ile Straży Miejska w ………………. określiła zasady korzystania z telefonów służbowych w regulaminie pracy, a pracownicy zostali poinformowani o celu, zakresie i sposobie monitoringu rozmów. Rozmowy prywatne nie podlegają monitorowaniu.

§ 36.
Przeszukanie osobiste, przeszukanie biurka, szafki i samochodu służbowego
1.	Pełnomocnik sygnalistów jest uprawniony do dokonywania przeszukania w toku postępowania wyjaśniającego, w tym przeszukania:
1)	osobistego – kontroli osobistej,
2)	biurka,
3)	szafki,
4)	samochodu służbowego,
5)	innych miejsc związanych z pracą pracownika,
jedynie w celu ochrony ważnego interesu Straży Miejskiej w …………. jako pracodawcy, w szczególności z powodu uzasadnionego podejrzenia naruszenia, i w zakresie wyznaczonym przez zasady współżycia społecznego.
2.	Przeszukania są przeprowadzane w sposób jak najmniej ingerujący w prywatność pracownika, w szczególności:
1)	z zachowaniem umiaru i kultury osobistej;
2)	z poszanowaniem godności i dóbr osobistych pracownika;
3)	z zachowaniem zasady równego traktowania.
3.	Przeszukania dokonuje Pełnomocnik sygnalistów i pracownik wyznaczony do podejmowania czynności w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym.
4.	W przypadku kontroli osobistej ogranicza się ingerencję w prywatność przez przygotowanie osobnego pomieszczenia, w którym kontrola jest przeprowadzana i ograniczenie liczby osób uczestniczących w kontroli. W miarę możliwości kontrolę osobistą przeprowadzają osoby tej samej płci co pracownik.
5.	Podczas przeszukania Pełnomocnik sygnalistów lub inna wyznaczona osoba nie może wydawać rozkazów ani stosować przemocy werbalnej, psychicznej i fizycznej.
6.	Celem przeszukania nie mogą być w żadnym razie działania odwetowe podjęte wskutek zgłoszenia lub krytyki pracodawcy. 
7.	Pełnomocnik nie może dokonać przeszukania samochodu prywatnego należącego do pracownika niewykorzystywanego do wykonywania pracy.
8.	Przedmioty wydane lub znalezione w czasie przeszukania po dokonaniu oględzin, sporządzeniu spisu i opisu są przechowywane pod nadzorem przez Pełnomocnika sygnalistów.
9.	Z czynności przeszukania sporządza się protokół. 

§ 37.
Nagrania z monitoringu wizyjnego
1.	Pełnomocnik sygnalistów może wykorzystać nagrania monitoringu wizyjnego w celu ustalenia okoliczności zgłaszanego naruszenia.
2.	Komendant Straży Miejskiej w ……………….. na wniosek Pełnomocnika sygnalistów może zastosować ukryty monitoring wizyjny w celu zebrania materiału dowodowego w ramach wewnętrznego postępowania wyjaśniającego wyłącznie gdy:
1)	istnieje uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa przez pracownika udokumentowane przed rozpoczęciem stosowania ukrytego monitoringu;
2)	nie ma innych środków dowodowych pozwalających na wyjaśnienie sprawy;
3)	inwigilacja pracownika jest krótkotrwała i ograniczona co do miejsca zamontowania kamer;
4)	monitoring jest wyłączany w okresach, w trakcie których w sposób oczywisty nie ma ona związku ze sprawą,
5)	liczba osób mających dostęp do danych jest ściśle ograniczona zgodnie z zasada wiedzy koniecznej.
3.	Zastosowanie ukrytego monitoringu na warunkach określonych w ust. 2 nie jest bezprawne i wyklucza możliwość skutecznego dochodzenia naruszenia dóbr osobistych przez pracownika.

§ 38.
Zakończenie postępowania i raport końcowy
1.	Po przeprowadzeniu wszystkich czynności przewidzianych w planie postępowania Pełnomocnik sygnalistów podejmuje decyzję o:
1)	dalszym prowadzeniu postępowania i przeprowadzaniu kolejnych dowodów;
2)	przedstawieniu konkretnych krótkoterminowych i długoterminowych zaleceń obejmujących środki dyscyplinujące, naprawcze i zapobiegawcze;
3)	zamknięciu postępowania i wszczęciu nowego postępowania w sprawie innych naruszeń, które ujawniły się w trakcie postępowania;
4)	zamknięcie postępowania przekazanie sprawy właściwemu organowi w celu przeprowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego;
5)	zamknięcie postępowania z powodu braku wystarczających dowodów lub z innych powodów.
2.	Po zakończeniu czynności postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik sygnalistów analizuje wszystkie ustalenia wynikające z przeprowadzonych dowodów i przedstawia Komendantowi Straży Miejskiej w …………… raport końcowy zawierający co najmniej:
1)	opis sprawy i podstawy wszczęcia postępowania ze wskazaniem okoliczności wykrycia naruszenia;
2)	podsumowanie czynności dowodowych podjętych w sprawie;
3)	wykaz zebranych dowodów;
4)	wnioski dotyczące faktów, a więc podanie udowodnionego stanu faktycznego ze wskazaniem do jakiego naruszenia doszło, kiedy i kto jest ich sprawcą;
5)	ocenę prawną;
6)	zalecenia:
a)	krótkoterminowe obejmujące środki, zwłaszcza wobec osoby, którą uznano za winną naruszenia, w szczególności:
•	zastosowanie wobec pracownika samoistnej kary porządkowej przewidzianej w art. 108 kp lub w połączeniu z innymi środkami związanymi z kształtowaniem stosunku pracy – w takim przypadku termin na nałożenie kary porządkowej biegnie od otrzymania przez Komendanta Straży Miejskiej w …………… raportu końcowego, przy czym jeśli wewnętrzne postępowanie wyjaśniające trwa dłużej niż 3 miesiące, pracodawca traci możliwość ukarania pracownika karą porządkową,
•	zastosowanie innych środków związanych z kształtowaniem stosunku pracy, w tym przeniesienie na inne stanowisko lub wypowiedzenie warunków pracy lub płacy,
•	rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem, 
•	rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia w związku z ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków przez pracownika – w takim przypadku termin 1 miesiąca na rozwiązanie umowy o pracę z winy pracownika rozpoczyna bieg od otrzymania przez Komendanta Straży Miejskiej w ……………… raportu końcowego potwierdzającego naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych,
•	zastosowanie kary umownej, wypowiedzenie umowy cywilnoprawnej lub odstąpienie od umowy cywilnoprawnej,
•	wystąpienie z roszczeniami w postępowaniu cywilnym lub złożenie podania wszczynającego postępowanie administracyjne,
•	zawiadomienie o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa, jeśli stwierdzone naruszenie może stanowić czyn zabroniony,
b)	długoterminowe obejmujące środki mające na celu zapobieganie podobnym naruszeniom w przyszłości, w szczególności:
•	podanie do publicznej wiadomości w Straży Miejskiej w …………….. faktu przeprowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego i podjętych działań następczych wobec osoby winnej naruszenia bez ujawniania danych umożliwiających identyfikację sygnalisty czy osoby winnej naruszenia,
•	przeprowadzenie szkoleń dla określonej grupy lub ogółu pracowników,
•	zmiana lub uzupełnienie obowiązujących regulacji wewnętrznych, w tym wzmocnienie systemu nadzoru,
•	analiza ryzyka operacyjnego oraz tworzenie planu działania w zakresie zapobiegania nadużyciom,
•	wprowadzenie okresowego audytu określonego obszaru działalności,
•	opracowanie planu naprawczego dotyczącego określonego obszaru działalności.
3.	Pełnomocnik sygnalistów przy formułowaniu zaleceń po przeprowadzeniu wewnętrznego postępowania wyjaśniającego dotyczących odpowiedzialności osoby, której zgłoszenie dotyczy, w szczególności zaleceń o nałożeniu kary uwzględnia:
1)	status prawny osoby, której zgłoszenie dotyczy wpływający na zakres możliwych kar i ochronę przed zwolnieniem;
2)	czas, który upłynął od wykrycia naruszenia determinujący możliwość nałożenia kar;
3)	charakter i skutki naruszenia, w tym został naruszony interes Straży Miejskiej w …………….. czy poszkodowana została osoba trzecia;
4)	nakaz równego traktowania osób, które popełniły podobne naruszenie w podobnych okolicznościach.
4.	Oprócz kar porządkowych Pełnomocnik sygnalistów może zalecać zastosowanie innych środków dyscyplinujących niebędących karami porządkowymi, w tym:
1)	ustnej reprymendy polegającej na przekazaniu pracownikowi, na osobności i z dbałością o właściwy dobór słów, w nieformalny sposób, uwag o jego zachowaniu;
2)	notatki służbowej z naruszenia, przy czym:
a)	notatka jest przechowywana w innej niż akta osobowe dokumentacji,
b)	przed doręczeniem notatki pracownik jest wysłuchiwany;
3)	programu naprawczego precyzującego cele zawodowe pracownika i określającego czas ich realizacji.
5.	Pełnomocnik sygnalistów zaleca zastosowanie programu naprawczego w szczególności gdy pracownikowi nie przekazano oczekiwań pracodawcy lub opisu stanowiska lub pełnego zakresu obowiązków. Realizacja programu naprawczego jest monitorowana przez przełożonego i Dział Kadr.
6.	Pełnomocnik sygnalistów uzgadnia zalecenia długoterminowe z kierownikami działów, których zalecenia dotyczą, w szczególności w odniesieniu do czasu wdrożenia planu naprawczego, osób odpowiedzialnych za wdrożenia planu naprawczego i niezbędnych do tego działań. W przypadku różnic między Pełnomocnikiem sygnalistów, a kierownikiem właściwego działu dotyczących oceny ryzyka lub konieczności podjęcia konkretnych działań naprawczych sporządzany jest protokół rozbieżności.
7.	Komendant Straży Miejskiej w ……………… nie jest związany zaleceniami Pełnomocnika sygnalistów i może podjąć inne niż zalecane działania następcze.
8.	Pełnomocnik sygnalistów udziela informacji zwrotnej o podjętych działaniach następczych w związku ze zgłoszeniem sygnaliście w maksymalnym terminie:
1)	3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, lub
2)	3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, w przypadku nieprzekazywania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
9.	Pełnomocnik sygnalistów nie udostępnia raportu końcowego sygnaliście i nie umożliwia zapoznania się z raportem końcowym lub wprowadzania do niego poprawek lub zastrzeżeń z wyjątkiem szczególnie uzasadnionych przypadków, w tym gdy sygnalista zamierza wykorzystać raport końcowy jako dowód we wszczętym przez siebie postępowaniu – w takim przypadku decyzję o udostępnieniu sygnaliście raportu końcowego podejmuje Komendant Straży Miejskiej w …………….. w porozumieniu z Pełnomocnikiem sygnalistów.
10.	Raport końcowy stanowi dokument wewnętrzny objęty tajemnicą pracodawcy. Raport nie stanowi informacji publicznej udostępnianej w trybie ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Dokumentacja wewnętrznych postepowań wyjaśniających
§ 39.
Protokoły czynności oraz notatki
1.	W toku wewnętrznego postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik sygnalistów lub inna upoważniona osoba wyznaczona do przeprowadzenia czynności postępowania sporządza protokoły lub notatki z istotnych czynności dowodowych w formie pisemnej lub dokumentowej.
2.	Osoby spoza Straży Miejskiej w ……………… wykonujące czynności w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym przygotowują raporty, protokoły lub notatki z podjętych czynności. Dokumenty, o którym mowa w zdaniu pierwszych są sporządzane w jednym egzemplarzu, mają charakter wewnętrzny i są udostępnianie jedynie Pełnomocnikowi sygnalistów i innym osobom przybranym.
3.	Protokoły, notatki i raporty stanowią dokumentację prowadzonej sprawy i są podstawą ustalenia stanu faktycznego, dokonania oceny zgromadzonych dowodów i opracowania raportu końcowego. 
4.	Po zakończeniu postępowania dowodowego protokoły i notatki są przechowywane w dokumentacji postępowania do upływu okresu przechowywania.
5.	Dokumenty, w tym protokoły lub notatki z rozmów wyjaśniających, nagranie rozmów wyjaśniających i korespondencja elektroniczna jako dokumenty prywatne mogą zostać przedstawione przez Straży Miejską w …………… jako pracodawcę:
1)	w postępowaniu cywilnym, w tym postępowaniu odrębnym z zakresu prawa pracy;
2)	w postępowaniu karnym, o ile zostały wytworzone poza tym postępowaniem oraz przed jego wszczęciem i nie mogą zastępować w tym postępowaniu dowodu z wyjaśnień lub zeznań.

§ 40. 
Rejestr zgłoszeń 
1.	Każde przyjęte zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń (załącznik nr 4). Pełnomocnik rejestruje zgłoszenie niezwłocznie po jego przyjęciu.
2.	Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń odpowiada Pełnomocnik sygnalistów.
3.	Rejestr zgłoszeń obejmuje:  
1)	numer zgłoszenia obejmujący ujednoliconą numerację – sprawy są numerowane zgodnie z kolejnością wpływu ze wskazaniem roku wpływu;
2)	przedmiot naruszenia prawa obejmujący zwięzłe wskazanie, czego naruszenie dotyczy z szczegółowym określeniem powszechnie obowiązującego lub wewnętrznie obowiązującego aktu prawnego i jednostki redakcyjnej, który został naruszony; 
3)	dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4)	adres do kontaktu sygnalisty, w szczególności adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej;
5)	datę dokonania zgłoszenia obejmującą datę wpływu zgłoszenia do Straży Miejskiej w ………………;
6)	informację o podjętych działaniach następczych obejmującą chronologiczny opis podjętych działań w odniesieniu do zgłoszenia, w szczególności czynności:
a)	przeprowadzone w toku wewnętrznego postępowania wyjaśniającego,
b)	podjęte wobec osoby, której zgłoszenie dotyczy,
c)	podjęte w celu odzyskania środków finansowych,
d)	podjęte w celu przeciwdziałania występowaniu w przyszłości podobnych naruszeń;
7)	datę zakończenia sprawy, którą jest data zakończenia weryfikacji zgłoszenia i podjęcia decyzji o odpowiedzialności osoby, której zgłoszenie dotyczy.
4.	Rejestr zgłoszeń jest prowadzony przy zachowaniu zasad poufności. Zasady przetwarzania danych osobowych pozyskanych w związku ze zgłoszeniem informacji o naruszeniu uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
5.	Po otrzymaniu zgłoszenia dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6.	Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem oraz informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Okres przechowywania rozpoczyna bieg od momentu przyjęcia zgłoszenia.
7.	Po upływie okresu przechowywania Pełnomocnik sygnalistów niszczy dane osobowe zawarte w dokumentacji wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, w tym dane zawarte w rejestrze zgłoszeń lub anonimizuje dane osobowe pozbawiając je cech identyfikujących osoby fizycznej. 
Z niszczenia lub anonimizacji Pełnomocnik sygnalistów sporządzają protokół, (załącznik nr 5) przechowywany przez 3 lata, zawierający:
1)	datę i miejsce zniszczenia lub anonimizacji danych osobowych;
2)	metodę niszczenia lub anonimizacji;
3)	wykaz niszczonych dokumentów lub nośników wraz ze wskazaniem rodzajów zapisanych na nich danych osobowych
4)	imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej zniszczenia;
5)	podpis.

Ochrona danych osobowych w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających
§ 41.
Dane osobowe
1.	Straży Miejska w …………….. zapewnia zgodność przetwarzania danych osobowych w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających z:
1)	RODO, ustawą o ochronie danych oraz ustawą o ochronie sygnalistów;
2)	wszelkimi innymi przepisami prawa mającymi zastosowanie w konkretnym wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym.
2.	Straży Miejska w ………….. zapewnia poszanowanie podstawowych praw i wolności, a także uzasadnionych interesów osób, których dane dotyczą. 

§ 42.
Cele przetwarzania danych osobowych
Straży Miejska w …………….. jako administrator w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO przetwarza dane osobowe w procedurze zgłoszeń wewnętrznych w celu zapobiegania występowaniu naruszeń, w tym:
1)	gromadzenia i przetwarzania zgłoszeń informacji o naruszeniu;
2)	przeprowadzania niezbędnych kontroli, wewnętrznych postępowań wyjaśniających, postępowań dowodowych i analizy materiału dowodowego;
3)	określenia działań następczych, które należy podjąć w związku ze zgłoszeniem, w tym związanych z poprawą zarządzania i zapewnieniem ładu organizacyjnego;
4)	zapewnienia ochrony zainteresowanych osób;
5)	wykonywania lub obrony praw;
6)	zarządzania ryzykiem dotyczących naruszeń;
7)	zapewnianiu ładu organizacyjnego.

§ 43.
Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
1.	Straży Miejska w …………… przetwarza nienależące do szczególnych kategorii dane osobowe sygnalistów, osób, których dotyczy zgłoszenie, osób pomagających w zgłoszeniu, osób powiązanych z sygnalistą, świadków i pozostałych osób:
1)	w wykonaniu zadania realizowanego w interesie publicznym polegającym na przeciwdziałaniu naruszeniom szkodzącym temu interesowi w oparciu o art. 6 ust.1 lit. e RODO;
2)	na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
3)	zgody, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a RODO - w przypadku gdy sygnalista udziela zgody na ujawnienie jego tożsamości jako czynności przetwarzania danych osobowych pod warunkiem, że zgoda jest wyraźna, dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna, a wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
2.	Straży Miejska w ……………… przetwarza dane osobowe szczególnych kategorii na jednej z podstaw wskazanych w ust. 1 pkt. 1 – 2 i jednocześnie:
1)	ze względów związanych z ważnym interesem publicznym polegającym na przeciwdziałaniu naruszeniom szkodzącym temu interesowi w oparciu o art. 9 ust. 2 lit. g RODO;
2)	do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy w oparciu o art. 9 ust. 2 lit. f RODO;
3)	gdy osoba, której dane dotyczą w sposób oczywisty upubliczniła dotyczące jej dane osobowe w oparciu o art. 9 ust. 2 lit. e RODO;
3.	Straży Miejska w ……………….. może opierać przetwarzanie na podstawach innych niż wymienione w ust. 1 i 2, jeśli uzasadniają to okoliczności prowadzonego wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, w szczególności gdy przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. d RODO w związku z art. 9 ust. 2 lit. c RODO.
4.	Straży Miejska w …………… przetwarza dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 10 RODO wyłącznie gdy przepisy prawa umożliwia Straży Miejskiej w ……………….. przetwarzanie takich danych osobowych.

§ 44.
Obowiązek podania danych osobowych i katalog danych osobowych identyfikujących sygnalistę i osobę, której zgłoszenie dotyczy
1.	Sygnalista podaje dane osobowe:
1)	pozwalające na jego identyfikację obejmujące:
a)	imię i nazwisko lub inne dane identyfikacyjne, w tym miejsce pracy, stanowisko lub funkcja;
b)	adres do kontaktu:
•	adres korespondencyjny lub
•	adres poczty elektronicznej inny niż adres poczty elektronicznej z serwera pocztowego Straży Miejskiej w ……………….;
2)	pozwalające na identyfikację osoby, której dane dotyczą, o ile jest to możliwe;
3)	informacje o okolicznościach naruszenia.
2.	Dane osobowe osób trzecich, osób pokrzywdzonych naruszeniem, świadków są przetwarzane w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celów przetwarzania określonych w § 42.
3.	Podanie danych osobowych jest obowiązkowe i niezbędne dla wykonania zadania publicznego wynikającego z przepisów prawa oraz z tej procedury jako wewnątrzzakładowego aktu prawa pracy, z tym zastrzeżeniem, że decyzję dotyczącą przekazania konkretnych danych osobowych podejmuje sygnalista. Niepodanie danych osobowych pozwalających na identyfikację sygnalisty uniemożliwia prowadzenie postępowania wyjaśniającego i skutkuje odmową jego wszczęcia.
4.	Pełnomocnik sygnalistów czuwa nad jakością danych osobowych, w szczególności zapewniając przez cały okres przetwarzania, że dane osobowe są dokładne i aktualne.

§ 45.
Okres przechowywania i dalsze przechowywanie danych zanonimizowanych
1.	Dane osobowe pozyskane i dalej przetwarzane na podstawie procedury zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres wskazany w § 40 ust. 6. Dotyczy to również danych zawartych w informacjach o naruszeniach prawa, co do których Pełnomocnik sygnalistów odmówił wszczęcia postępowania, w szczególności zgłoszonych w złej wierze.
2.	Straży Miejska w ……………… może przetwarzać dane osobowe pozyskane w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym dłużej niż przez okres niezbędny do osiągnięcia celu przetwarzania wyłącznie w formie zanonimizowanej niepozwalającej na ich powiązanie ze zidentyfikowaną lub możliwą do zidentyfikowania osobą fizyczną. 
3.	Dane zanonimizowane mogą być przechowywane przez czas nieokreślony i wykorzystywane w celach statystycznych, szkoleniowych, poprawy zarządzania i zapewnienia ładu organizacyjnego. 

§ 46.
Ponowne wykorzystanie danych osobowych zebranych i dalej przetwarzanych w ramach wewnętrznych postępowań wyjaśniających
1.	Dane osobowe zebrane w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających mogą być ponownie wykorzystywane w celach zgodnych z celami wymienionymi w § 42 przy zapewnieniu przestrzegania zasad ochrony danych osobowych określonych w art. 5 RODO. 
2.	Ponowne wykorzystanie danych osobowych do celów obrony praw Straży Miejskiej w ………………. w związku z postępowaniem sądowym dotyczącym zgłoszenia stanowi cel zgodny z celami określonymi w § 42. 

§ 47.
Informowanie osób, których dane osobowe dotyczą
1.	Straży Miejska w …………… informuje o przetwarzaniu danych wszystkie osoby związane ze zgłaszaną informacją o naruszeniu:
1)	sygnalistę;
2)	osobę, której zgłoszenie dotyczy;
3)	osoby trzecie;
4)	świadków;
5)	inne osoby, w tym członków personelu.
2.	Straży Miejska w ……………. przekazuje sygnaliście informacje o przetwarzaniu danych osobowych:
1)	przy pierwszym kontakcie z osobami, które mogą być sygnalistami, lub
2)	przed otrzymaniem zgłoszenia, dołączając do karty zgłoszenia informacji o naruszeniu lub w chwili przyjęcia zgłoszenia telefonicznego na początku rozmowy Pełnomocnik sygnalistów syntetycznie informuje o zasadach przetwarzania danych osobowych, w tym o administratorze oraz celach przetwarzania i odsyła do pełnej klauzuli informacyjnej umieszczonej na stronie internetowej Straży Miejskiej w …………..
3.	Klauzula informacyjna (załącznik nr 6) przekazywana sygnaliście zawiera wszystkie informacje wymagane w art. 13 RODO, w tym informacje o uczestnikach postępowania, którym dane osobowe będą udostępniane (potencjalni odbiorcy lub ich kategorie) oraz opis skutków nadużycia procedury w przypadku złożenia przez sygnalistę fałszywego zgłoszenia, przy czym informacje o przetwarzaniu mogą być przekazywane warstwowo z odesłaniem do procedury zgłoszeń wewnętrznych lub klauzuli informacyjnej na stronie internetowej.
4.	Osoba, której zgłoszenie dotyczy, osoby wymienione w zgłoszeniu, świadkowie oraz inne osoby, których dane Straży Miejska w …………….. pozyskała nie bezpośrednio od nich są informowane o przetwarzaniu danych osobowych w rozsądnym terminie nie później niż w terminie miesiąca od pozyskania danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji. Klauzula informacyjna (załącznik nr 7) przekazywana osobom wskazanych w zdaniu poprzednim nie zawiera informacji o źródle pochodzenia danych osobowych, chyba że sygnalista nie spełnia warunków do objęcia go ochroną albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
5.	Świadkowie są informowani o przetwarzaniu nie później niż przed przystąpieniem do rozmowy wyjaśniającej.
6.	Jeśli udzielenie informacji, o których mowa w art. 14 RODO osobie, której zgłoszenie dotyczy może uniemożliwić lub poważnie utrudnić realizację celów przetwarzania danych osobowych w ramach wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, w szczególności może zagrozić zdolności Straży Miejskiej w ………….. do skutecznego zbadania zgłoszonych zarzutów lub zebrania niezbędnych dowodów lub skutkować wysokim ryzykiem naruszenia praw i wolności innych osób, udzielenie informacji o przetwarzaniu może zostać odroczone, przy czym okres odroczenia udzielenia informacji jest ustalany indywidualnie i uzależniony od okoliczności konkretnego przypadku.
7.	Inne osoby, niebędące osobami trzecimi, są informowane o przetwarzaniu, chyba że:
1)	wiąże się to z nieproporcjonalnie dużym wysiłkiem;
2)	stanowi bardziej inwazyjną operację przetwarzania niż pierwotne przetwarzanie –Straży Miejska w ………………. nie pozyskuje danych osobowych, żeby spełnić obowiązek informacyjny, o którym mowa wart. 14 RODO.
8.	Pełnomocnik sygnalistów dokonuje indywidualnej oceny, czy przekazanie informacji o przetwarzanie wiąże się z nieproporcjonalnie dużym wysiłkiem i dokumentuje wyniki oceny.

§ 48.
Prawa osób, których dane dotyczą i ich ograniczenia
1.	Za realizację praw przysługujących osobom, których dane dotyczą odpowiada Pełnomocnik sygnalistów, który może zwrócić się do radcy prawnego lub inspektora danych o pomoc w sprawach dotyczących realizacji tych praw.
2.	Każda osoba, której dane osobowe są lub były przetwarzane w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających, w szczególności sygnalista, domniemane ofiary, osoby, których dotyczy zgłoszenie, świadkowie i osoby wysłuchiwane w toku wewnętrznego postępowania wyjaśniającego oraz osoby trzecie ma prawo dostępu do nich zgodnie z art. 15 RODO, prawo do sprostowania zgodnie z art. 16 RODO, prawo do usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO, prawo do ograniczenia zgodnie z art. 18 RODO, prawo do sprzeciwu z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją zgodnie z art. 21 RODO oraz prawo do skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jako organu nadzorczego. Prawo do przenoszenia danych nie przysługuje.
3.	Przy ocenie żądania dostępu do danych osobowych i wydania ich kopii Pełnomocnik sygnalistów uwzględnia status wnioskodawcy w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym, w szczególności czy z żądaniem dostępu wystąpił sygnalista, osoba, której zgłoszenie dotyczy, świadek, osoba trzecia, oraz etap postępowania. 
4.	Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przekazywana na podstawie art. 15 RODO nie zawiera informacji o źródle pochodzenia danych, chyba że sygnalista nie spełnia warunków do objęcia ochroną albo udzielił wyraźnej zgody na ujawnienie swojej tożsamości.
5.	Przed udostępnieniem dokumentów lub informacji dane osobowe sygnalisty, osoby, której zgłoszenie dotyczy, świadków, osób trzecich są usuwane z dokumentów, anonimizowane lub podlegają pseudonimizacji, chyba że:
1)	sygnalista wyrazi zgodę na takie ujawnienie;
2)	sygnalista złośliwie złoży fałszywe zgłoszenie;
3)	jest to wymagane przez jakiekolwiek późniejsze postępowanie prowadzone przez organy władzy publicznej.
6.	Oświadczenie jest złośliwie złożone, jeśli sygnalista zgłasza informacje, o których wie, że są nieprawdziwe. Ciężar dowodu złośliwości zgłoszenia spoczywa na Pełnomocniku sygnalistów.
7.	Pełnomocnik sygnalistów nie uwzględnia w wydawanej wnioskodawcy kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu danych osobowych, których ujawnienie przez udostępnienie mogłoby niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób, w szczególności pozwalać na ustalenie tożsamości sygnalisty lub osoby, której zgłoszenie dotyczy albo, jeśli ryzyko identyfikacji jest wysokie i nie da się go zmniejszyć przez zastosowanie środków, o których mowa w ust. 5, odracza wydanie kopii, na niezbędny okres, nie dłużej niż do zakończenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, informując o tym wnioskodawcę z podaniem powodów odroczenia.
8.	Skorzystanie z prawa do sprostowania jest dopuszczalne wyłącznie w celu sprostowania danych faktycznych, których prawdziwość merytoryczna może zostać zweryfikowana na podstawie jednoznacznych dowodów, bez usuwania lub zastępowania pierwotnie zebranych danych osobowych, w tym błędnych. Sprostowaniu nie podlegają opinie, chyba że są oparte na niepoprawnych danych, a także opinie i analizy prawne.
9.	Pełnomocnik sygnalistów w imieniu Straży Miejskiej w ……………… odmawia uwzględnienia żądania sprostowania w szczególności, jeśli jego uwzględnienie:
1)	zmieniałoby z mocą wsteczną elementy zawarte w zgłoszeniu lub zebrane w trakcie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego;
2)	utrudniałoby lub uniemożliwiałoby odtworzenie historii zmian istotnych elementów wewnętrznego postępowania wyjaśniającego. 
10.	Pełnomocnik sygnalistów ocenia zasadność żądania usunięcia danych osobowych na podstawie warunków przewidzianych w art. 17 ust. 1 RODO.
11.	Skorzystanie z prawa ograniczenia przetwarzania jest dopuszczalne pod warunkiem podania przez wnioskodawcę:
1)	danych identyfikujących w celu weryfikacji uprawnienia do korzystania z tego prawa ;
2)	okoliczności wskazujących na istnienie jednej z podstaw określonych w art. 18 ust. 1 RODO.  
12.	Po wniesieniu sprzeciwu Pełnomocnik sygnalistów dokonuje oceny czy prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych osobowych są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności wnioskodawcy. Ocena jest dokonywana indywidualnie przy uwzględnieniu celów przetwarzania danych osobowych w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających.
13.	Wniesienie sprzeciwu nie ogranicza przetwarzania danych – dane osobowe mogą być dalej przetwarzane z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub Polski.
14.	Pełnomocnik sygnalistów weryfikuje podstawę prawną przed zastosowaniem jakiegokolwiek ograniczenia praw przysługujących osobom, których dane osobowe dotyczą, a przed zastosowaniem konkretnego ograniczenia przeprowadza i dokumentuje test konieczności i proporcjonalności ograniczenia.
15.	Pełnomocnik sygnalistów opracowuje dwie wersje uzasadnienia zastosowania ograniczenia:
1)	szczegółowe uzasadnienie na potrzeby prowadzonego postępowania wyjaśniającego przechowywane w dokumentacji postępowania i niepodlegające udostępnieniu wnioskodawcy;
2)	ogólne uzasadnienie udostępniane wnioskodawcy sformułowane w sposób uniemożliwiający identyfikację.

§ 49.
Ograniczenie udostępniania
1.	Pełnomocnik sygnalistów indywidulanie ocenia możliwość udostępnienia danych osobowych i dokumentów.
2.	Dane osobowe i dokumenty mogą być przekazywane tylko gdy jest to konieczne do zgodnego z prawem wykonywania zadań objętych kompetencjami odbiorcy.

§ 50.
Środki organizacyjne i techniczne 
1.	Straży Miejska w …………. przestrzega zasad ochrony danych osobowych i dokumentuje ich przestrzeganie, w tym rejestruje i opisuje czynności przetwarzania danych osobowych wykonywane w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających w rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych.
2.	Z uwzględnieniem pozostałych postanowień procedury, w których określono szczegółowe środki Straży Miejska w ………….. wdraża i stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia poziomu bezpieczeństwa odpowiedniego do ryzyka związanego z przetwarzaniem w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych, zapewniając ochronę przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem do danych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych, w szczególności:
1)	zapewnia, że pracownicy wykonujący czynności w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających przestrzegają zasad ochrony danych osobowych, w tym:
a)	zbierają i przetwarzają dane osobowe wyłącznie w zakresie i na zasadach określonych w przepisach prawa,
b)	informują pracowników, świadków i inne zasoby o celu, zakresie i zasadach przetwarzania danych osobowych gromadzonych w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających z uwzględnieniem § 47,
c)	zbierają i przetwarzają wyłącznie w prawem przewidzianym celu i powstrzymują się od przetwarzania tych danych osobowych w innych celach niezgodnych z celem pierwotnym, w jakim dane zostały zebrane,
d)	nie zbierają i przetwarzają danych osobowych zbędnych i niezwiązanych z celem prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających, a dane zakwalifikowane jako zbędne usuwają zgodnie z § 40 ust. 7,
e)	nie przechowują danych osobowych po upływie okresu ich przechowywania i dokonują ich regularnych przeglądów,
f)	zabezpieczają dokumentację wewnętrznych postępowań wyjaśniających w postaci papierowej lub elektronicznej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą,
g)	zabezpieczają dokumentację wewnętrznych postępowań wyjaśniających prowadzoną w postaci papierowej lub elektronicznej przed dostępem osób nieupoważnionych;
2)	ściśle ogranicza liczbę osób uprawnionych do dostępu do danych osobowych zgodnie z zasadą wiedzy koniecznej, w tym nadaje upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
3)	wzmacnia obowiązek zachowania tajemnicy pracodawcy i ochrony danych osobowych przez składanie oświadczeń o zachowaniu informacji uzyskanych podczas wewnętrznych postępowań wyjaśniających, w tym danych osobowych, w poufności, przez osoby mające dostęp do danych osobowych; 
4)	przeprowadza regularne szkolenia dotyczące ochrony danych uwzględniające specyfikę wewnętrznych postępowań wyjaśniających;
5)	przeprowadza regularne i doraźne sprawdzenia (audyty) w celu weryfikacji prawidłowości przetwarzania danych osobowych w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających;
6)	wykorzystuje:
a)	pseudonimizację przez zastąpienie danych osobowych pseudonimami,
b)	szyfrowanie z zapewnieniem możliwości dostępu w razie potrzeby (współdzielone klucze, rejestrowanie i bezpieczne przechowywanie haseł).
3.	Pełnomocnik sygnalistów dokonuje regularnych przeglądów oceny ryzyka w celu oceny skuteczności wdrożonych środków bezpieczeństwa i wprowadzenia nowych.

§ 51.
Zabezpieczenia dokumentacji wewnętrznych postępowań wyjaśniających i bezpieczna komunikacja
1.	Pełnomocnik sygnalistów zabezpiecza dokumentację wewnętrznych postępowań wyjaśniających przez stosowanie zabezpieczeń:
1)	fizycznych, w szczególności w przechowuje papierową dokumentację wewnętrznych postępowań wyjaśniających w zamykanych na klucz szafach w pomieszczeniu umiejscowionym poza piwnicą i strychem, wyposażonym w ognioodporne zamykane na klucz drzwi, pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową i zabezpieczonym przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny odpowiedni sposób;
2)	technicznych, w szczególności:
a)	zapewniających poufność dokumentacji przez ograniczenie dostępu do tej dokumentacji tylko dla osób upoważnionych, w tym:
•	kontrolę dostępu do systemów informatycznych przy wykorzystaniu hasła oraz osobnych kont użytkowników w przypadku gdy stacja robocza, na której przechowywana jest dokumentacja jest używana przez kilku pracowników,
•	ograniczanie i sprawdzanie, kto ma dostęp do zgłoszeń i innych dokumentów zebranych lub wytworzonych w ramach postępowania, w tym rejestru zgłoszeń wewnętrznych,
•	monitorowanie dostępu do zgłoszeń niezależnie od ich formy,
•	regularne przeglądanie praw dostępu;
•	szyfrowanie dysku, na którym jest przechowywana dokumentacja oraz szyfrowania plików składających się na tę dokumentację;
•	ograniczenie możliwości wydruku,
b)	zapewniających integralność dokumentacji, chroniąc dokumentację przed nieupoważnioną zmianą lub usunięciem, w tym:
•	rejestrowanie dzienników zdarzeń w systemach informatycznych,
•	podpisywanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub opatrywanie pieczęcią elektroniczną,
•	szyfrowanie plików składających się na dokumentację,
c)	zapewniających kompletność dokumentacji, przechowując dokumenty w jednym wybranym miejscu na dysku stacji roboczej wraz ze spisem dokumentów,
d)	zapewniających dostępność dokumentacji, w tym:
•	prowadzenie i przechowywanie dokumentacji na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia,
•	regularne wykonywanie kopii zapasowych plików składających się na tę dokumentację i weryfikowanie poprawności ich wykonania przez odzyskiwanie plików z tych kopii.
2.	Komunikacja między Pełnomocnikiem sygnalistów, a innymi wyznaczonymi pracownikami podejmującymi czynności w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym jest szyfrowana, a z sygnalistą i osobami trzecimi, o ile wymóg szyfrowania nie utrudni lub nie uniemożliwi kontaktu z tymi osobami. Do każdej wiadomości przesyłanej za pośrednictwem poczty elektronicznej zawierającej zaszyfrowaną treść załącza się krótką informację, że treść wiadomości jest poufna i chroniona tajemnicą wewnętrznego postępowania wyjaśniającego wraz z zastrzeżeniem, że jeżeli odbiorca nie jest właściwym adresatem wiadomości, powinien poinformować o tym nadawcę i trwale tę wiadomość usunąć. 
3.	Pełnomocnik sygnalistów lub inny pracownik wyznaczony do podejmowania czynności w wewnętrznych postepowaniach wyjaśniających za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej są zobowiązani stosować odpowiednie do zidentyfikowanego ryzyka środki bezpieczeństwa, w szczególności:
1)	za każdym razem sprawdzać adres poczty elektronicznej adresata, w tym sprawdzić, czy adresat jest znany;
2)	zwracać uwagę na treść wiadomości, zwłaszcza jeżeli otrzymana wiadomość pochodzi od nieznanego nadawcy;
3)	zachować ostrożność podczas korzystania z funkcji autouzupełniania oferowanej przez system poczty elektronicznej, żeby uniknąć przypadkowego wybrania nieprawidłowego adresu poczty elektronicznej;
4)	zachować ostrożność przy korzystaniu z funkcji kopii (DW) i ukrytej kopii (UDW) w celu zapewnienia, że wiadomość nie zostanie wysłana niewłaściwemu odbiorcy; 
5)	unikać używania danych osobowych lub poufnych informacji w temacie wiadomości;
6)	zachować szczególną ostrożność klikając w linki lub otwierając załączniki zamieszczone w wiadomości – w przypadku pliku stanowiącego załącznik do widomości przesłanej pocztą elektronicznej przed jego otworzeniem podlega on weryfikacji oprogramowaniem antywirusowym i przeciwko złośliwemu oprogramowaniu (antimalware);
7)	wnioskować do adresata o potwierdzenie otrzymania wiadomości, chyba że z okoliczności wynika, że potwierdzenie nie jest wymagane;
8)	skontaktować się, w razie uzasadnionych wątpliwości, z adresatem innym kanałem komunikacji (np. telefonicznie);
9)	wyłączyć automatyczne przeglądanie i otwieranie wiadomości e-mail;  
10)	włączyć filtrowanie spamu,
11)	przesyłać oddzielnie zaszyfrowane informacje i hasło deszyfrujące;
12)	sprawdzać pliki przed ich wysłaniem,
13)	zgłaszać każdą podejrzaną wiadomość z poczty elektronicznej pracodawcy – bezpośredniemu przełożonemu, informatykowi, inspektorowi ochrony danych, pełnomocnikowi do spraw bezpieczeństwa informacji lub jego zastępcy, zapewniając jednocześnie poufność tożsamości sygnalisty i osoby, której zgłoszenie dotyczy.

§ 52.
Monitorowanie i audyty procedury zgłoszeń wewnętrznych
1.	Pełnomocnik sygnalistów ocenia wydajność i skuteczność procedury zgłaszania naruszeń przez monitorowanie:
1)	liczby otrzymanych zgłoszeń;
2)	charakteru zgłaszanych naruszeń;
3)	czasu potrzebnego na potwierdzenie otrzymania zgłoszenia informacji o naruszeniu;
4)	czasu potrzebnego na ukończenie każdego etapu wewnętrznego postępowania wyjaśniającego;
5)	czasu potrzebnego na zbadanie i zamknięcie sprawy;
6)	sposobów zgłaszania informacji o naruszeniach;
7)	opinii sygnalistów, w tym zadowolenia z procedury zgłoszeń wewnętrznych i sugestii dotyczących ulepszeń;
8)	wiedzy i zaufania pracowników do procedury zgłoszeń wewnętrznych;
9)	stosunku zgłoszeń, w wyniku których naruszenie zostało stwierdzone do zgłoszeń, w wyniku których naruszenie nie zostało stwierdzone;
10)	liczby zgłoszeń wykraczających poza zakres procedury zgłoszeń wewnętrznych;
11)	liczby zgłoszeń, w których podane informacje były świadomie nieprawdziwe;
12)	liczby sygnalistów, którzy odchodzą z pracy po zgłoszeniu informacji o naruszeniu i powodów ich odejścia;
13)	liczby zgłoszeń skutkujących podjęciem działań naprawczych;
14)	wagi zgłaszanych naruszeń;
15)	skuteczności podjętych działań naprawczych.
2.	Podstawą oceny skuteczności i wydajności są w szczególności:
1)	rejestr zgłoszeń wewnętrznych;
2)	dokumentacja wewnętrznych postępowań wyjaśniających;
3)	dane z anonimowych ankiet dotyczących działania procedury zgłoszeń wewnętrznych. 
3.	Ocena wydajności i skuteczności jest dokumentowana i przedstawiana Komendantowi Straży Miejskiej w ………….. co dwa lata. Ocena nie może zawierać danych osobowych.

§ 53.
Audyt wewnętrzny 
1.	Straży Miejska w …………….. za pośrednictwem wyznaczonych audytorów wewnętrznych regularnie audytuje czy procedura zgłoszeń wewnętrznych jest:
1)	zgodna z wymaganiami zewnętrznymi i wewnętrznymi dotyczącymi tego systemu;
2)	skutecznie wdrażana i utrzymywana.
2.	Audytorzy wewnętrzni podejmują czynności na polecenie Komendanta Straży Miejskiej w ………….. w oparciu o upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Audytorzy zachowują w tajemnicy wszystkie informacje i dokumenty, do których mieli dostęp w trakcie wykonywania czynności audytorskich, chyba że obowiązek ich ujawnienia wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
3.	Wyniki audytu mogą zawierać wyłącznie dane osobowe audytorów i osób podejmujących czynności w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym.
4.	Program audytu i wyniki audytu są dokumentowane i przedstawiane Komendantowi Straży Miejskiej w …………... Wyniki audytu są przedstawiane właściwym kierownikom działów lub pracownikom na samodzielnych stanowiskach. Na podstawie wyników audytu Komendant Straży Miejskiej w …………….. podejmuje decyzje zarządcze dotyczące procedury zgłoszeń wewnętrznych.

§ 54.
Niezgodności i działania korygujące
1.	W przypadku stwierdzenia niezgodności Komendant Straży Miejskiej w ………….. podejmuje działania korygujące w celu ustalenia przyczyn niezgodności i ich usunięcia oraz wprowadza zmiany do procedury zgłoszeń wewnętrznych, jeśli jest to konieczne.
2.	Komendanta Straży Miejskiej w …………. podejmuje działania korygujące za pośrednictwem właściwych pracowników, w szczególności kierowników działów i pracowników na samodzielnych stanowiskach.

§ 55.
Zgłoszenia zewnętrzne 
1.	Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, w szczególności gdy:
1)	sygnalista uważa, że zachodzi ryzyko działań odwetowych, w tym wskutek naruszenia poufności informacji o naruszeniu;
2)	wewnętrzne kanały zgłoszeń przewidziane tą procedurą nie działają lub nie funkcjonują prawidłowo;
3)	zgodnie z racjonalnymi oczekiwaniami skorzystania z nich nie jest właściwe, w tym ze względu na ryzyko zacierania śladów albo gdy Komendant Straży Miejskiej w ……………. uczestniczy w naruszeniu.
2.	Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo inny organ publiczny.
3.	W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista musi podać adres do kontaktu.
4.	Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie. 
5.	Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane: 
1)	w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie; 
2)	w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej. 
6.	Rzecznik Praw Obywatelskich przyjmuje zgłoszenia za pośrednictwem elektronicznego formularza zgłoszeniowego na odrębnej stronie niż Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich. 
7.	Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

Załącznik nr 1 do procedury
Karta zgłoszenia wewnętrznego
Informacja: Karta zgłoszenia wewnętrznego służy zgłaszaniu informacji o naruszeniach w Straży Miejskiej w ………... Podane informacje są objęte poufnością na zasadach określonych w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. 
Zgłoszenie może dotyczyć dokonanych naruszeń lub takich, których nie popełniono, ale istnieje bardzo duże ryzyko ich wystąpienia lub prób ukrycia naruszeń. Naruszenia, które zgłaszasz, mogą dotyczyć w szczególności obszarów:
1)	korupcji; 
2)	zamówień publicznych, w tym zamówień publicznych nieobjętych stosowaniem ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zamówień wyłączonych na podstawie tej ustawy; 
3)	usług, produktów i rynków finansowych; 
4)	przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 
5)	bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 
6)	bezpieczeństwa transportu; 
7)	ochrony środowiska; 
8)	zdrowia publicznego; 
9)	ochrony konsumentów; 
10)	ochrony prywatności i danych osobowych; 
11)	bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 
12)	interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 
13)	rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych. 
14)	konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–14;
15)	Regulaminu Pracy Straży Miejskiej w ………………;
16)	Kodeksu Etyki.

1. Sygnalista
W przypadku zgłoszenia składanego przez kilka osób, proszę wpisać je wszystkie. 
Imię i nazwisko:
(zaznacz właściwe pole)

□ jestem pracownikiem
□ jestem byłym pracownikiem
□ jestem osobą ubiegającą się o zatrudnienie lub   
   przyjmowaną do pracy
□ jestem praktykantem
□ jestem stażystą
□ jestem wolontariuszem
□ osobą świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
□ jestem osobą świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; 
□ jestem wolontariuszem
□ inne:………………………………… .
Stanowisko, miejsce pracy lub funkcja:
	Dane kontaktowe:
(e-mail, adres korespondencyjny – do wyboru)
	
2. Osoba pokrzywdzona – jeżeli dotyczy
Imię i nazwisko:

Stanowisko:
(może dotyczyć także osób spoza organizacji)	
3. Osoba, której działania lub zaniechania zgłoszenie dotyczy
W przypadku zgłoszenia dotyczącego kilku osób proszę wpisać je wszystkie.
Imię i nazwisko:

Stanowisko, miejsce pracy lub funkcja:
	
4. Jakie naruszenie zgłaszasz?	

	
5. Na czym polegają lub polegały naruszenia, które zgłaszasz?	

	
6. Kiedy i gdzie zgłaszane doszło do naruszenia lub dojdzie do naruszenia?	

	
7. W jaki sposób doszło do naruszenia i z jakiego powodu? 	

	
8. Czy zgłaszasz dowody, a jeśli tak, to jakie? 	

	
9. Czy zgłaszałaś/zgłaszałeś to naruszenie już wcześniej? Jeśli tak, to kiedy, komu i w jakiej formie? Czy otrzymałaś/otrzymałeś odpowiedź na zgłoszenie?	

	
10. Czy chcesz dodać coś jeszcze w sprawie zgłoszenia?	

	
11.	Czy możesz wskazać osoby, które mogą pomóc w wyjaśnieniu sprawy	
	
Data i podpis osoby sygnalisty	
	
Imię i nazwisko osoby przyjmującej zgłoszenie	Data wpływu zgłoszenia	

Załącznik nr 2 do procedury

……………………………..
                                                                                                                                                miejscowość, data

Oświadczenia o zachowaniu tajemnicy wewnętrznego postępowania wyjaśniającego

1)	Jestem świadoma/świadomy*, że wszelkie informacje, w tym dane osobowe przetwarzane w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych w związku z otrzymanym zgłoszeniem wewnętrznym, z którymi się zapoznałam/zapoznałem* lub zapoznam w toku wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, są danymi poufnymi i są objęte tajemnicą wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, a ich ujawnienie osobom nieupoważnionym jest niedopuszczalne i naraża mnie na odpowiedzialność porządkową, cywilną, administracyjną lub karną.
2)	Danych, o których mowa w pkt 1 nie ujawnię nikomu w Straży Miejskiej w ……………. ani osobom spoza jednostki i zachowam je w tajemnicy podczas wewnętrznego postępowania wyjaśniającego i po jego zakończeniu. 

……………………..……………………
                                                                                                                         (podpis)

___________________________________
* Niepotrzebne skreślić.

Załącznik nr 3 do procedury

Procedura gromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego na potrzeby wewnętrznych postępowań wyjaśniających oraz organów ścigania

§ 1.
Gromadzenie materiału dowodowego – informacje ogólne
1.	Źródłami materiału dowodowego są w szczególności:
1)	logi systemowe;
2)	dane cyfrowe przechowywane i zabezpieczone na nośnikach pamięci, w tym dyskach twardych lub w pamięci urządzeń przenośnych;
3)	kopie zapasowe i przechowywane na nich dane;
4)	zeznania świadków;
5)	informacje uzyskane z dzienników i historii administrowania systemem;
6)	dokumentacja z oględzin miejsca zdarzenia;
7)	procedury dotyczące ochrony informacji.
2.	W ramach badania logów systemowych analizie podlega w szczególności:
1)	data i czas rozpoczęcia oraz zakończenia połączenia;
2)	rodzaj połączenia – w sieci lokalnej, z i do sieci rozległej;
3)	wywoływane/wywołane adresy sieciowe;
4)	wykorzystane usługi i konta użytkowników;
5)	przesłane i odebrane bajty lub pakiety i ich długość;
6)	naruszenia tj. zapisy określające wykonanie danego działania zakończone sukcesem lub porażką;
7)	różnice w stosunku do czasu lokalnego (określenie strefy czasowej), w tym wyróżnienie czasu systemowego oraz czasu rzeczywistego;
8)	inne informacje związane z przychodzącymi i wychodzącymi połączeniami.

§ 2.
Procedura zabezpieczania komputerów biurowych i w serwerowniach oraz komputerów prywatnych wykorzystywanych w celach służbowych
1.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego z komputerów biurowych i w serwerowniach należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	należy bezwzględnie skontaktować się z policją/ekspertem i poczekać na ich przybycie;
2)	należy ograniczyć działania do zabezpieczenia komputera od osób postronnych; zabezpieczenie obejmuje również wszystkie komponenty dodatkowe – klawiaturę, mysz, drukarkę, skaner, monitor itp.;
3)	nie wolno wyłączać komputera, nawet przez wyciagnięcie wtyczki zasilającej, żeby uniknąć ciężkiego uszkodzenia systemu lub zakłócenia legalnie działającego systemu biurowego;
4)	jeżeli komputer jest wyłączony nie należy go włączać do czasu przybycia policji/eksperta;
5)	jeżeli komputer stacjonarny lub przenośny jest włączony należy powstrzymać od wszelkich ingerencji w systemie i wezwać policję lub skonsultować z ekspertem;
6)	należy sfotografować zastany stan monitora, całość sprzętu komputerowego i sposób podłączenia kabli;
7)	należy sporządzić szkic przedstawiający schemat połączeń w celu jak najlepszego odwzorowania pierwotnego podłączenia kabli i urządzeń cyfrowych;
8)	należy opisać dokładnie wszystkie końcówki kabli z wyszczególnieniem typu pochodzenia – USB 20, 3.0, Micro USB;
9)	jeżeli to możliwe należy zabezpieczyć wszelkie dokumenty związane ze sprzętem elektronicznym, instrukcje obsługi, karty programowe i opisy komponentów wewnętrznych;
10)	jeżeli jest to możliwe uzyskać i zanotować na potrzeby policji/eksperta wszelkie loginy i hasła.
2.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego z komputerów biurowych i w serwerowniach  należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	należy zabezpieczyć komputer przed osobami postronnymi;
2)	należy uniemożliwić łączenie się z komputerem w sposób tradycyjny i zdalny przez odłączenie łącza telefonicznego/internetowego;
3)	jeżeli komputer jest wyłączony nie należy go włączać do czasu przybycia policji/eksperta;
4)	jeżeli komputer stacjonarny lub przenośny jest włączony należy powstrzymać się od wszelkich ingerencji w systemie i wezwać policję lub skonsultować z ekspertem;
5)	należy sfotografować zastany stan monitora, całość sprzętu komputerowego i sposób podłączenia kabli;
6)	należy zabezpieczyć wszystkie możliwe otwory cyfrowe i analogowe;
7)	należy sporządzić szkic przedstawiającego schemat połączeń w celu jak najlepszego odwzorowania pierwotnego podłączenia kabli i urządzeń cyfrowych;
8)	należy opisać dokładnie wszystkie końcówki kabli z wyszczególnieniem typu pochodzenia – USB 20, 3.0, Micro USB;
9)	należy trzymać urządzenia komputerowe w bezpiecznym miejscu, z dala od źródeł pola magnetycznego, przekaźników radiowych i innych potencjalnie niebezpiecznych źródeł;
10)	należy zabezpieczyć, oprócz kabli i stacji głównej, wszystkie komponenty dodatkowe – klawiaturę, mysz, drukarkę, skaner, monitor;
11)	jeżeli to możliwe należy zabezpieczyć wszelkie odnalezione dokumenty związane ze sprzętem elektronicznym, instrukcje obsługi, karty programowe i opisy komponentów wewnętrznych;
12)	jeżeli jest to możliwe uzyskać i zanotować na potrzeby policji lub eksperta wszelkie loginy i hasła.
3.	Dane, które mogą stanowić dowód to:
1)	typ i numer seryjny, numer IP;
2)	wszelkie dane cyfrowe zawarte na dyskach pamięci – tekstowe, graficzne, audio/wideo;
3)	pliki w koszu;
4)	logi systemowe;
5)	historia korzystania z Internetu;
6)	historia wysyłanych i pobieranych plików z komputera;
7)	skrzynka pocztowa;
8)	dane logowania i uwierzytelniania.

§ 3.
Procedura zabezpieczania telefonów komórkowych
1.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego z telefonów komórkowych należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	należy odciąć dostęp do urządzenia wszystkim osobom postronnym;
2)	jeżeli urządzenie jest wyłączone nie należy go włączać, żeby uniknąć uruchomienia wewnętrznych systemów bezpieczeństwa i utrudnić prace policji lub eksperta;
3)	należy sfotografować wyświetlacz, uwzględniając wszystkie zawarte na nim informacje;
4)	jeżeli jest to możliwe należy ustawić priorytet niskiego poboru energii - wyłączenie lub całkowite rozładowanie urządzenia może spowodować blokadę wewnętrzną systemu;
5)	należy skontaktować się z dostawcą usług w celu blokady numeru i uzyskania dalszych potrzebnych informacji;
6)	w przypadku nieumyślnego zablokowania telefonu należy zwrócić się o pomoc do dostawcy usług w celu jego odblokowania;
7)	należy odłączyć telefon od sieci w celu uniemożliwienia zdalnego sterowania;
8)	należy zabezpieczyć telefon przed uszkodzeniami mechanicznymi i cyfrowymi, przed nadmiernym zimnem, ciepłem, polem magnetycznym, źródłami emitującymi silne fale radiowe;
9)	należy zabezpieczyć instrukcje obsługi, ładowarkę, okablowanie.
2.	Dane, które mogą stanowić dowód to:
1)	numery telefonów;
2)	dane kontaktowe i adresy;
3)	informacje o połączeniach przychodzących i wychodzących;
4)	daty i godziny wykonywanych połączeń;
5)	kody PIN;
6)	wiadomości tekstowe i audio;
7)	numery kart debetowych i powiązane metody płatności online;
8)	dane dostępu do poczty elektronicznej i Internetu;
9)	historia przeglądarki internetowej;
10)	informacje serwisowe od dostawcy usług;
11)	dane i numery karty telefonicznej;
12)	materiały audio, wideo, foto zawarte w pamięci urządzenia;
13)	zainstalowane aplikacje i dane zainstalowanych aplikacji;
14)	logi systemowe.

§ 4.
Procedura zabezpieczania telefonów bezprzewodowych
1.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego z telefonów bezprzewodowych należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	należy odciąć dostęp do urządzenia wszystkim osobom postronnym;
2)	jeżeli urządzenie jest włączone nie należy go wyłączać, żeby uniknąć utraty danych cyfrowych;
3)	należy przeciwdziałać wyłączeniu lub całkowitemu rozładowaniu urządzenia, żeby uniknąć blokady wewnętrznej systemu;
4)	należy skatalogować, sfotografować i opisać wszystkie elementy zabezpieczanego urządzenia;
5)	jeżeli telefon jest wyposażony w wyświetlacz należy dokładnie sfotografować wyświetlane treści;
6)	jeżeli jest to możliwe należy zmienić priorytet pracy urządzenia na pobierający jak najmniejszą ilość energii;
7)	jeżeli urządzenie jest wyłączone nie należy go włączać, żeby uniknąć nadpisania danych zawartych w pamięci telefonu;
8)	należy zabezpieczyć telefon przed uszkodzeniami mechanicznymi i cyfrowymi;
9)	należy jak najszybciej dostarczyć telefon policji lub ekspertowi do specjalistycznej analizy.
2.	Dane, które mogą stanowić dowód to:
1)	numery połączeń przychodzących i wychodzących;
2)	skrzynka adresatów;
3)	historia połączeń;
4)	daty i godziny połączeń;
5)	numery serwisowe;
6)	dane osobowe i adresy;
7)	numery PIN;
8)	wiadomości tekstowe;
9)	skrzynka poczty elektronicznej
10)	numery kart powiązanych z urządzeniem.

§ 5.
Procedura zabezpieczania automatycznych sekretarek
1.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego z automatycznych należy przestrzegać poniższych zasad: 
1)	jeżeli urządzenie jest włączone nie można go wyłączać, żeby uniknąć uszkodzenia lub utraty danych zawartych w pamięci;
2)	należy niezwłocznie odłączyć automatyczną sekretarkę od linii telefonicznej, żeby uniemożliwić nadpisanie nowymi wiadomościami wiadomości już zapisanych w pamięci urządzenia;
3)	należy sfotografować i szczegółowo opisać zabezpieczony sprzęt (model urządzenia);
4)	jeśli automatyczna sekretarka ma funkcję kopiowania danych na pamięć zewnętrzną należy skopiować dane;
5)	należy podjąć czynności zapobiegające rozładowaniu się urządzenia do czasu przeprowadzania analizy przez policji lub eksperta;
6)	nie należy włączać wyłącznego urządzenia;
7)	należy zabezpieczyć dokumenty związane z urządzeniem.
2.	Dane, które mogą stanowić dowód to:
1)	zapisy audio;
2)	przychodzące i wychodzące połączenia;
3)	numery telefonów i adresy;
4)	dane osobowe;
5)	połączenia z siecią teleinformatyczną.

§ 6.
Procedura zabezpieczania płyt kompaktowych i pamięci przenośnej
1.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego z faksów należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	należy niezwłocznie zabezpieczyć dysk przenośny w odpowiednim pojemniku, chroniącym przed zniszczeniem i dostępem osób postronnych;
2)	nie należy uruchamiać, odczytywać i zapisywać nowych danych na odnalezionych nośnikach, żeby uniknąć utraty wszystkich danych zawartych w pamięci urządzenia;
3)	jeśli pamięć przenośna jest podłączona do komputera, należy zamknąć proces w systemie i odłączyć urządzenie;
4)	jeżeli komputer jest w trakcie pracy i trwa kopiowanie nowych danych na podłączony nośnik nie należy przerywać operacji.
2.	Dane, które mogą stanowić dowód to:
1)	wszelkie pliki audio/wideo i tekstowe w pamięci urządzenia;
2)	daty i godziny;
3)	historia pracy urządzenia.
§ 7.
Procedura zabezpieczania drukarek komputerowych
1.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego z drukarek komputerowych należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	należy dokładnie sfotografować i opisać drukarkę;
2)	jeżeli drukarka jest wyłączona należy odłączyć drukarkę od zasilania, Internetu i sieci telefonicznej, spisując numery telefonów i sieci, za pomocą których jest podłączona; 
3)	jeśli drukarka jest włączona nie należy jej wyłączać, żeby uniknąć utraty potencjalnie istotnych danych cyfrowych z ostatnich godzin pracy urządzenia;
4)	jeżeli jest taka możliwość należy użyć dysku przenośnego w celu zabezpieczenia danych tymczasowych, jeśli takiej możliwości nie ma należy zaczekać na przybycie policji lub eksperta;
5)	włączoną drukarkę należy zabezpieczyć przed dostępem osób postronnych;
6)	jeżeli urządzenie jest w trakcie druku nie należy przerywać tego procesu;
7)	należy zabezpieczyć wszelkie dokumenty związane z drukarką.
2.	Dane, które mogą stanowić dowody to:
1)	dane dotyczące ostatnio drukowanych dokumentów;
2)	pamięć zawierająca daty i godziny;
3)	pliki przechowywane w pamięci drukarki przeznaczone do wielokrotnego druku;
4)	numery telefoniczne, z którymi urządzenie jest powiązane.

§ 8.
Procedura zabezpieczania kopiarek
1.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego z kopiarek należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	należy dokładnie opisać i sfotografować urządzenie;
2)	jeśli kopiarka jest wyłączona należy odłączyć ją od źródeł zasilania i kabli sieciowych;
3)	jeśli kopiarka jest włączona nie wolno jej wyłączać, żeby uniknąć utraty danych dotyczących ostatniej wykonywanej czynności na urządzeniu lub operacji, jaka była wykonywana;
4)	jeśli jest taka możliwość należy skopiować zawartość dysku kopiarki na pamięć przenośną, jeśli zaś nie jest to możliwe należy zaczekać na przybycie policji lub eksperta;
5)	należy przeszukać otoczenie i zabezpieczyć wszystkie możliwe dokumenty związane z kopiarką, w szczególności instrukcje obsługi;
6)	jeżeli kopiarka jest synchronizowana z więcej niż jednym komputerem należy sprawdzić, czy w ostatnim czasie z komputerów nie były wysyłane jakieś żądania;
7)	jeśli kopiarka jest podłączona do sieci telefonicznej należy sprawdzić i spisać numer telefoniczny, przez który odbywały się połączenia;
8)	odizolować urządzenie od osób trzecich.
2.	Dane, które mogą stanowić dowody:
1)	pliki zapisane w pamięci urządzenia, zapisane kopie;
2)	ostatnie przeprowadzone operacje;
3)	numery telefoniczne, gdy kopiarka ma funkcje faksu;
4)	dane dotyczące liczby i rodzaju zsynchronizowanych urządzeń z konkretną kopiarką;
5)	daty i godziny;
6)	listy połączeń przychodzących i wychodzących.

§ 9.
Procedura zabezpieczania skanerów komputerowych
1.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego ze skanerów komputerowych należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	w przypadku wyłączonego skanera należy sprawdzić, czy jest on podłączony do komputera i sieci cyfrowej lub telefonicznej i odłączyć wszystkie kable;
2)	należy opisać zabezpieczane urządzenie, dodając materiał fotograficzny;
3)	jeśli skaner jest włączony nie należy go wyłączać, żeby uniknąć utraty danych przechowywanych w pamięci podręcznej;
4)	jeżeli istnieje taka możliwość należy dokonać próby zgrania na klucz USB pamięci zawartej na dysku skanera;
5)	jeśli nie ma odpowiednich środków do skopiowania pamięci należy odizolować urządzenie od osób trzecich i pozostawić do czasu przybycia policji lub eksperta;
6)	jeśli skaner jest w trakcie pracy należy dokończyć operacje skanowania - jej przerwanie może zniekształcić tworzony obraz graficzny do całkowicie nieczytelnego;
7)	należy zabezpieczyć wszelkie dokumenty związane ze skanerem, w tym materiały umieszczone w czytniku urządzenia, będące w przygotowaniu do skanowania lub po procesie skanowania.
2.	Dane, które mogą stanowić dowody to:
1)	dane zawarte w pamięci urządzenia dotyczące ostatnio wykonanych operacji;
2)	kopie cyfrowe zeskanowanych plików;
3)	daty i godziny.

§ 10.
Procedura zabezpieczania faksów
1.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego z faksów należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	jeżeli faks jest wyłączony nie należy go włączać;
2)	jeśli faks jest włączony należy odizolować go od osób postronnych i nie można go wyłączać, bo może to spowodować utratę danych przechowywanych w pamięci krótkotrwałej;
3)	jeśli jest to możliwe należy skopiować całą zawartość pamięci urządzenia na dysk przenośny, żeby uniknąć utraty danych cyfrowych zapisanych w pamięci krótkotrwałej urządzenia;
4)	należy sfotografować stan wyświetlacza i całe urządzenie, dokładnie opisać jego stan, typ;
5)	należy sprawdzić, czy kabel telefoniczny lub komputerowy jest podłączony do faksu i go odłączyć;
6)	należy zabezpieczyć wszystkie dokumenty związane z urządzeniem, w tym instrukcję obsługi;
7)	jeśli faks wymaga podłączenia do komputera w celu optymalnej pracy należy zabezpieczyć komputer zgodnie z procedurą zabezpieczania komputerów.
2.	Dane, które mogą stanowić dowód:
1)	lista adresów;
2)	historia przesłanych plików i nawiązanych połączeń;
3)	zasoby pamięci zawierające przychodzące i wychodzące pliki w postaci cyfrowej;
4)	logi zawierające historie transmisji wychodzących i przychodzących;
5)	nagłówki i tytuły przesyłanych informacji;
6)	daty i godziny wykonanych poleceń.

§ 11.
Procedura zabezpieczania cyfrowych kamer aparatów fotograficznych
1.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego z cyfrowych kamer aparatów fotograficznych należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	jeżeli urządzenie jest wyłączone nie wolno go włączać, żeby uniknąć nadpisania materiałów cyfrowych;
2)	jeśli urządzenie jest włączone należy w miarę możliwości przestawić je na tryb niskiego poboru energii i nie dopuścić, do całkowitego rozładowania baterii;
3)	jeżeli ekspert nie jest dostępny należy zabezpieczyć, zidentyfikować i opisać rodzaj materiałów audio/wideo;
4)	należy niezwłocznie zabezpieczyć istniejące materiały audio i wideo, żeby nie zostały nadpisane;
5)	należy sfotografować i opisać urządzenie wraz z wyświetlaczem – jeżeli urządzenie jest podłączone do komputera należy sprawdzić, jakie pliki zostały przeniesione z pamięci podręcznej i odłączyć kabel wykorzystany przy połączeniu.
2.	Dane, które mogą stanowić dowód to:
1)	pliki audio/wideo;
2)	wiadomości tekstowe;
3)	daty i godziny;
4)	historia połączeń multimedialnych i sieciowych;
5)	pliki tekstowe.

§ 12.
Procedura zabezpieczenia systemów bezpieczeństwa cyfrowego (security systems)
1.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego z systemów bezpieczeństwa cyfrowego należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	należy wezwać Policję lub eksperta, chyba że Straży Miejska w ………….. zatrudnia wykwalifikowanego pracownika posiadającego specjalistyczną wiedze z informatyki;
2)	należy zabezpieczyć miejsce, w którym znajduje się baza systemu od osób postronnych;
3)	należy odłączyć dyski pamięci w celu zabezpieczenia ich przed możliwym nadpisaniem danych zawartych w pamięci;
4)	przed przybyciem policji lub eksperta, w celu ułatwienia i przyspieszenia zabezpieczenia, należy ustalić model urządzenia, producenta, system operacyjny, system i formaty obsługiwanego wideo i audio, liczbę kamer i mikrofonów, typ kamer, lokalizację wszystkich dodatkowych elementów systemu bezpieczeństwa, miejsce przechowywania pamięci urządzenie, lokalizacje archiwum;
5)	należy sfotografować stan bazy urządzenia i wykonać diagram przedstawiający system bezpieczeństwa z uwzględnieniem kamer i innych elementów;
6)	należy ustalić wszelkie potrzebne dane do autoryzacji w systemie od pracowników obsługujących dane urządzenia;
7)	należy skontaktować się z producentem systemu i sprzętu w razie konieczności uzyskania dodatkowych informacji.
2.	Dane, które mogą stanowić dowód to:
1)	dane zawarte w pamięci urządzenia – pliki audio i wideo, dokumenty tekstowe, obrazy cyfrowe;
2)	czas nagrania;
3)	dane zarejestrowane przez urządzenia peryferyjne;
4)	daty i godziny.

§ 13.
Procedura zabezpieczenia GPS
1.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego z GPS należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	jeżeli urządzenie jest wyłączone nie należy go włączać, żeby uniknąć utraty danych zawartych w pamięci urządzenia;
2)	jeżeli GPS jest włączony należy skontaktować się z policją lub ekspertem;
3)	należy opisać i sfotografować ekran urządzenia i samo urządzenia, uwzględniając wszelkie połączenia kabli;
4)	należy odłączyć wszelkie źródła zasilani;
5)	jeżeli urządzenie jest włączone i zasilane baterią należy podjąć czynności zapobiegające rozładowaniu się urządzenia, żeby uniknąć utraty danych cyfrowych zapisanych w pamięci urządzenia;
6)	jeśli jest taka możliwość należy skopiować zawartość pamięci na dysk zewnętrzny;
7)	należy uzyskać dane wymagane do autoryzacji użytkownika urządzenia – hasła i loginy;
8)	jeżeli GPS jest częścią innego urządzenia np. telefonu komórkowego należy go zabezpieczyć zgodnie z procedurą odpowiednia dla danego urządzenia.
2.	Dane, które mogą stanowić dowód to:
1)	dane zawarte w pamięci urządzenia – pliki tekstowe, mapy i obrazy cyfrowe;
2)	dane połączeń internetowych;
3)	połączenia radiowe wychodzące i przychodzące;
4)	dane telefoniczne;
5)	historia połączeń teleinformatycznych;
6)	dane routera i zapamiętane lokalizacje na mapie;
7)	historia odwiedzonych miejsc i przebytych tras;
8)	daty i godziny.

§ 14.
Procedura zabezpieczania samochodowych komputerów pokładowych
1.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego z samochodowych komputerów pokładowych należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	jeśli urządzenie jest wyłączone nie należy go włączać, żeby uniknąć jego uruchomienia, które może spowodować nadpisanie lub usunięcie danych zawartych w pamięci;
2)	jeżeli urządzenie jest włączone należy skontaktować się z ekspertem;
3)	należy sfotografować i opisać ekran wyświetlacza i odnotować rodzaj komputera pokładowego;
4)	po zapoznaniu się z instrukcją modelu pojazdu należy odłączyć dysk pamięci wykorzystywany przez komputer – podczas odłączania należy sfotografować sposób jego podłączenia;
5)	należy zabezpieczyć wszystkie dodatkowe komponenty i kable;
6)	należy przeciwdziałać rozładowaniu się baterii komputera;
7)	należy skontaktować się z producentem danego rodzaju pojazdu lub komputera pokładowego w celu uzyskania specjalistycznych informacji.
2.	Dane, które mogą stanowić dowód to:
1)	dane zawarte w pamięci urządzenia -pliki audio/wideo, dokumenty tekstowe, obrazy cyfrowe;
2)	dane dostępowe do Internetu;
3)	historia połączeń telefonicznych;
4)	lokalizacje logowań routera i nadajnika GPS;
5)	daty i godziny;
6)	dane systemowe przebiegu i zużycia pojazdu;
7)	wiadomości i poczta elektroniczna.

§ 15.
Procedura zabezpieczania skanerów, czytników, pluskw i innych urządzeń służących do popełniania przestępstw
1.	W celu zgromadzenia i zabezpieczenia materiału dowodowego ze skanerów, czytników, pluskw i innych urządzeń służących do popełniania przestępstw należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	należy skontaktować się z policją lub ekspertem;
2)	jeżeli urządzenie jest wyłączone nie należy go włączać;
3)	nie wolno wkładać lub wyjmować baterii, żeby uniknąć nieodwracalnych uszkodzeń mechanicznych lub systemowych;
4)	niewolno ingerować lub naciskać przycisków, jeśli są dostępne;
5)	należy sfotografować i opisać w jak najdokładniejszy sposób znalezione urządzenie, a jeśli ma wyświetlacz należy opisać wyświetlaną zawartość;
6)	należy zidentyfikować urządzenie i jego potencjalne przeznaczenie w bazie pod adresem www.elibrary.usss.treas.gov;
7)	jeżeli konieczne jest przetransportowanie zabezpieczonych urządzeń należy zachować szczególną ostrożność przy transportowaniu i zabezpieczyć urządzenia w odpowiednim pojemniku przed uszkodzeniami mechanicznymi, czynnikami środowiskowymi i osobami postronnymi;
8)	należy przeszukać lokalizacje w której odnalezione urządzenia w poszukiwaniu podobnych urządzeń.
2.	Dane, które mogą stanowić dowód:
1)	dane zawarte na dysku urządzenia – pliki audio/wideo, obrazy cyfrowe, pliki tekstowe;
2)	system;
3)	połączenia z siecią internetową, teleinformatyczną;
4)	daty i godziny;
5)	historia połączeń;
6)	zasięg urządzenia;
7)	przeznaczenie urządzenia;
8)	dane adresata i odbiorcy bezprawnie pozyskanych danych.

§ 16.
Raport z analizy materiału dowodowego
Po zebraniu i zabezpieczeniu materiału dowodowego pracownik zbierający i zabezpieczający materiał dowody sporządza raport z analizy zebranego materiału dowodowego obejmujący:
1)	wszelkie ustalone informacje o zdarzeniu, razem z ich listą i dokładnym opisem;
2)	szczegółowo opisany sposób dokonanej analizy i na jakich danych była prowadzona;
3)	ustalony sposób działania sprawcy;
4)	przedstawienie metod, jakimi posłużył się sprawca, wliczając w to usługi sieciowe i urządzenia cyfrowe;
5)	opisanie rodzaju zastosowanego połączenia sieciowego;
6)	szczegółowy opis wszystkich podjętych w trakcie analizy działań i ich wyników;
7)	jakie odrębne źródła informacji zostały wykorzystane, które umożliwiły sprawcy dokonanie ataku cybernetycznego/popełnienie przestępstwa;
8)	wyniki analizy;
9)	podsumowanie analizy;
10)	wnioski końcowe.

Załącznik nr 4 do procedury

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Numer zgłoszenia (zgodnie z kolejnością wpływu ze wskazaniem roku wpływu)	Przedmiot naruszenia prawa (czego naruszenie dotyczy ze wskazaniem naruszonych przepisów)	Dane osobowe sygnalisty	Adres sygnalisty do kontaktu	Dane osobowe osoby, której zgłoszenie dotyczy	Data wpływu zgłoszenia (data prezentaty)	Informacje o podjętych działaniach następczych z chronologicznym opisem	Data zakończenia sprawy (data zakończenia weryfikacji zgłoszenia)	
						Czynności przeprowadzone w toku wewnętrznego postępowania wyjaśniającego	Czynności podjęte wobec osoby, której zgłoszenie dotyczy	Czynności podjęte w celu odzyskania środki finansowych	Czynności podjęte w celu przeciwdziałania występowaniu w przyszłości podobnych naruszeń		

 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 

	

Załącznik nr 5 do procedury

……………………………..
                                                                                                                                                   miejscowość, data

Protokół zniszczenia dokumentów/nośników*
zawierających dane osobowe

1.	Data i miejsce zniszczenia:
……………………..………………………………………………………………………………………………………..

2.	Osoby dokonujące zniszczenia (imię, nazwisko, stanowisko):
……………………………………………………………………………………………………………….……………...………………………………………………………………………………………………………………………………

3.	Wykaz zniszczonych dokumentów/nośników wraz ze wskazaniem rodzajów zapisanych na nich danych osobowych
………………………………………………………………………………………………………………………………

4.	Metoda zniszczenia:
☐ niszczenie mechaniczne
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

☐ niszczenie logiczne
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

☐ niszczenie chemiczne
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

☐ niszczenie termiczne
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

☐ inna:
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

5.	Metoda anonimizacji:
☐ randomizacja:
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

☐ uogólnienie – k-anonimizacja
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)
☐ uogólnienie – l-dywersyfikacja
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

☐ uogólnienie – t-bliskość
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

☐ zamazywanie (blurring)
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

☐ pikselowanie (pixelation)

………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

☐ mozaikowanie (mosaic) lub zamazywanie i pikselowanie (cartooning);
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

☐ maskowanie
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

☐ odkształcanie (warping)
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

☐ awataryzacja
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

☐ podstawianie słów (keyword substitution)
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

☐ konwersja głosu (voive conversion)
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
(opis)

………………………………………………….
data i podpis osoby uczestniczącej w czynności

………………………………………………….
data i podpis osoby uczestniczącej w czynności
*niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 6 do procedury

Klauzula informacyjna 
Sygnaliści

1.	Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Komendant Straży Miejskiej w ……………, ul. ……………….., ……………., adres e-mail …………….., tel. …………...
2.	Może Pani/Pan kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail ……………………...
3.	Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych ze zgłaszanymi informacjami o naruszeniu prawa: 
1)	w wykonaniu zadania realizowanego w interesie publicznym polegającym na przeciwdziałaniu naruszeniom szkodzącym temu interesowi w oparciu o art. 6 ust.1 lit. e w związku art. 9 ust. 2 lit. g RODO;
2)	na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku art. 9 ust. 2 lit. f RODO do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
3)	na podstawie zgody, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a RODO - w przypadku gdy sygnalista udziela zgody na ujawnienie jego tożsamości jako czynności przetwarzania danych osobowych pod warunkiem, że zgoda jest wyraźna, dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna, a wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
4)	gdy je Pani/Pan w sposób oczywisty upubliczniła na podstawie o art. 9 ust. 2 lit. e RODO;
5)	na podstawie przepisów we przypadku danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. C RODO w związku z art. 10 RODO.
4.	Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez 3 lata od daty przyjęcia zgłoszenia.
5.	Administrator zapewnia poufności Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem – w związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa, oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych.
6.	Przysługuje Pani/Pan prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania danych osobowych, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu ze względu na szczególną sytuację
7.	Wyrażoną zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
8.	Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez administratora przetwarzanie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9.	Podanie danych osobowych jest obowiązkowe i wynika z przepisów prawa oraz z tej procedury jako wewnątrzzakładowego aktu prawa pracy, z tym zastrzeżeniem, że decyzję dotycząca przekazania konkretnych danych osobowych podejmuje sygnalista. Niepodanie danych osobowych pozwalających na identyfikację sygnalisty uniemożliwia prowadzenie postępowania wyjaśniającego i skutkuje odmową jego wszczęcia.
10.	Osoba podająca świadomie nieprawdziwe informacje nie podlega ochronie i może ponosić odpowiedzialność porządkową, cywilną, w tym odszkodowawczą, obejmującą odszkodowanie i zadośćuczynienie, deliktową, z tytułu naruszenia dóbr osobistych, z tytułu naruszenia autorskich praw osobistych, w tym za bezprawne rozpowszechnienie wizerunku, korespondencji i naruszenie tajemnicy, administracyjną, w tym z tytułu naruszenia ochrony danych osobowych i karną w tym za zniesławienie, fałszywe oskarżenie, nielegalne uzyskanie informacji lub bezprawne przetwarzanie danych osobowych.

Załącznik nr 7 do procedury

Klauzula informacyjna 
Inne niż sygnaliści osoby uczestniczące w wewnętrznych postępowaniu wyjaśniającym
1.	Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Komendant Straży Miejskiej w …………………, ul. …………………….., …………………., adres e-mail ……………….., tel. ………………………..
2.	Może Pani/Pan kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących z administratorem z wykorzystaniem powyżej podanych danych teleadresowych lub z wyznaczonym inspektorem ochrony danych wysyłając mejl na adres e-mail …………………...
3.	Pani/Pana dane osobowe obejmujące podstawowe dane identyfikacyjne i dane dotyczące życia zawodowego są przetwarzane w celach związanych ze zgłaszanymi informacjami o naruszeniu prawa: 
1)	w wykonaniu zadania realizowanego w interesie publicznym polegającym na przeciwdziałaniu naruszeniom szkodzącym temu interesowi w oparciu o art. 6 ust.1 lit. e w związku art. 9 ust. 2 lit. g RODO;
2)	na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku art. 9 ust. 2 lit. f RODO do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
3)	gdy je Pani/Pan w sposób oczywisty upubliczniła/upublicznił na podstawie o art. 9 ust. 2 lit. e RODO;
4)	na podstawie przepisów we przypadku danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. C RODO w związku z art. 10 RODO.
4.	Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez 3 lata od daty przyjęcia zgłoszenia.
5.	Administrator zapewnia poufności Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem – w związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa, oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych.
6.	Przysługuje Pani/Pan prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania danych osobowych, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu ze względu na szczególną sytuację.
7.	Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez administratora przetwarzanie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.